Programa de Compliance y Políticas Generales

EMFLORA desarrolla la gestión forestal y la tecnología aplicada a la silvicultura, así como soluciones en logística forestal, créditos de carbono, aplicación aérea, supresión vegetal, recuperación de áreas degradadas y facilities, siempre orientada por principios éticos y profesionales.

Nuestro compromiso se basa, principalmente, en:

• Trabajar, en alianza, junto a las partes interesadas, adquiriendo productos y prestando servicios que atiendan a los clientes con calidad;
• Planificar e implementar acciones, cumpliendo con los requisitos aplicables, integrando las cuestiones de salud y seguridad en el trabajo, calidad y medio ambiente a las actividades, como forma de agregar valor a los negocios de la empresa;
• Desarrollar profesionalmente a los colaboradores, mediante el perfeccionamiento de las competencias y experiencias, buscando siempre las mejores prácticas;
• Asegurar la integridad de los colaboradores, proporcionando lugares de trabajo y condiciones saludables y seguras orientadas a la prevención de lesiones y enfermedades ocupacionales;
• Identificar, evaluar y gestionar los riesgos y las oportunidades que impactan en el negocio, midiendo y monitoreando, sistemáticamente, los procesos productivos de la organización, buscando: la prevención de la contaminación, la eliminación de los accidentes, el control de los riesgos, la implementación de las oportunidades, la reducción de eventuales impactos ambientales y el uso racional de los recursos naturales;
• Expresar a los colaboradores, continuamente, que la cooperación de todos es fundamental para que los elementos de esta Política sean aplicables al día a día de EMFLORA, con el objetivo de mejorar cada vez más su calidad.

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Nuestra Historia

Somos EMFLORA SERVIÇOS E EMPREENDIMENTOS FLORESTAIS LTDA, proveedora de soluciones forestales de alta tecnología en toda la cadena de valor de la silvicultura.

Creada en 1991, hemos demostrado, a lo largo de los años, capacidad de innovación y crecimiento sostenible, gracias a la búsqueda permanente y decidida de la plena satisfacción de nuestros clientes. Nos hemos convertido en una empresa sólida, diversificando los negocios y las áreas de actuación: Silvicultura (del vivero al mantenimiento forestal), Logística Forestal, Crédito de Carbono, Aplicación Aérea, Supresión Vegetal, Recuperación de Áreas Degradadas y Facilities (mantenimiento civil, conservación, limpieza y áreas verdes).

Con 2.600 colaboradores (junio/2026), estamos presentes en nueve estados brasileños: Bahia, Espírito Santo, Maranhão, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Pará, Santa Catarina y São Paulo.

Desarrollamos alianzas y acuerdos estratégicos con empresas de diversos sectores — Celulosa & Papel (Suzano, Bracell, Klabin), Paneles de Madera (Placas do Brasil), Minería, Metales & Energía (Vale, Gerdau, Vallourec), Bioenergía & Combustibles Renovables (Acelen, Infiniti Agro) y Carbono & Activos (Mombak, Manulife, Biomas) — que han hecho posible el desarrollo de nuevos frentes de trabajo. El espíritu emprendedor y la trayectoria de nuestra Alta Dirección; la experiencia de los gerentes y directores, comprobada en más de 50 años de trabajo en el sector; el completo equipo técnico compuesto por ingenieros forestales, ingenieros agrónomos, ingenieros mecánicos, ingenieros de seguridad del trabajo, médicos del trabajo, enfermero del trabajo, técnicos de nivel medio de diversas áreas de actuación, numerosos profesionales con grado, posgrado y maestría; funcionarios altamente capacitados en la gestión de las áreas operativas y administrativas, como abogados, administradores, contadores, coaches, y un valioso equipo de colaboradores dispuesto a superar desafíos (no siempre fáciles de sortear) contribuyen a mejoras significativas en nuestra eficiencia, poniendo énfasis en la calidad de los productos y servicios y, en consecuencia, en la confianza de nuestros clientes y proveedores.

En fin, mucho trabajo se ha realizado para llegar hasta aquí, y sabemos que todavía queda mucho por hacer.

Por lo tanto, estimado(a) colaborador(a), contamos siempre con su mejor empeño y entusiasmo para ayudarnos en este camino. Usted forma parte de nuestra historia.

Podrá obtener más información sobre nuestra empresa en el sitio web: www.emflora.com.br

Misión

Entregar soluciones de alta tecnología con sostenibilidad en toda la cadena de valor forestal de nuestros clientes, impulsadas por la innovación y por alianzas estratégicas de largo plazo.

Visión

Liderar la transformación del sector forestal por medio de la innovación continua, la excelencia operacional y el compromiso con un futuro sostenible.

Valores: SAQE

• S – Seguridad: La seguridad es innegociable. Cada colaborador regresa a casa con salud e integridad. Mantenemos los más altos estándares de seguridad ocupacional, certificados por la ISO 45001:2018, y promovemos una cultura de prevención en todas nuestras operaciones.
• A – Austeridad: Gestionamos los recursos con responsabilidad y disciplina financiera. La austeridad no es restricción, sino eficiencia inteligente: hacer más con menos, optimizar procesos y garantizar la sostenibilidad económica de largo plazo para nuestros clientes y para la empresa.
• Q – Calidad (Qualidade): La excelencia operacional es nuestro compromiso. Certificados por la ISO 9001:2015, entregamos servicios que superan las expectativas, con procesos rigurosos de control, medición y mejora continua en todas las etapas de la cadena forestal.
• E – Eficiencia: Optimización constante. Utilizamos tecnología de punta, automatización y análisis de datos para maximizar la productividad, reducir los costos operativos y entregar resultados superiores en plazos cada vez más competitivos.

Política de Recursos Humanos

Como empresa, tenemos por objetivo proporcionar un ambiente de trabajo equilibrado y favorable, donde los colaboradores sientan agrado al trabajar y logren desempeñar sus funciones de forma segura. Así, con empeño y con las capacitaciones ofrecidas, buscamos el desarrollo profesional y personal. Ofrecemos capacitaciones adecuadas en todas las áreas, propiciando además, siempre que sea posible, el aprovechamiento interno en la cobertura de las vacantes, ofreciendo salarios y beneficios compatibles con las prácticas del mercado de cada área de actuación.

Las metas de nuestro Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas (DGDP) son: captar talentos, personas competentes de acuerdo con el cargo en selección (R&S); desarrollar la competencia de los profesionales (T&D); y retener a profesionales competentes (C&S y Beneficios).

Reclutamiento, Selección y Desarrollo de Personal

El Reclutamiento, la Selección y el Desarrollo de Personal también forman parte de las responsabilidades del DGDP de EMFLORA y tienen por objetivo cubrir las oportunidades de trabajo en la Empresa, por medio del reclutamiento interno y/o externo. El proceso de selección toma en cuenta el aprovechamiento interno de funcionarios capacitados y/o con potencial de crecimiento. Todo funcionario que se considere habilitado y capacitado para cubrir una vacante disponible, siempre que cumpla con los requisitos mínimos para ese cargo, podrá postularse al proceso de selección, compitiendo con otros funcionarios y con eventuales candidatos externos, cuando corresponda.

Es a través del DGDP que planificamos, ejecutamos y controlamos el Programa de Capacitaciones de EMFLORA, que tiene por objetivo el desarrollo personal, ampliando y desarrollando las competencias y habilidades profesionales.

Administración de Cargos y Salarios

En el DGDP administramos la política y la estructura de cargos y salarios conforme a modernas técnicas administrativas. Su actualización se realiza periódicamente mediante estudios propios o realizados en alianza con otras empresas, procurando mantener el equilibrio entre los salarios pagados a los diferentes cargos de su plantilla de personal, aplicando el convenio colectivo de la categoría.

La Empresa garantiza que hombres y mujeres con cargos equivalentes reciban la misma remuneración, en los términos de la Ley nº 14.611/2023 (Igualdad Salarial), observando las obligaciones de transparencia salarial aplicables a las empresas con más de 100 (cien) empleados.

Tratar a los Colaboradores de EMFLORA con Respeto

Para EMFLORA, cada colaborador es valioso. Por eso, entendemos y procuramos siempre que todo funcionario de la Empresa tenga sus derechos humanos básicos respetados, para que no sufra violencia física ni mental en su ambiente de trabajo, sea de la forma que sea. Por el contrario, el colaborador debe ser protegido en su seguridad física, manteniendo siempre su condición laboral en el mejor nivel posible, con estímulo y motivación para que, en condiciones adecuadas, se desarrolle y crezca en la Empresa.

Así, ningún colaborador debe ser discriminado por motivos de edad, sexo, clase social, nacionalidad, religión, discapacidad, afiliación sindical, opinión política, origen étnico o cualquier otra forma de diversidad. Las relaciones de Emflora se fundamentan en el principio de igualdad y en la valoración de la diversidad.

Todos los colaboradores deben conocer los términos y condiciones esenciales de su empleo.

Por eso, como empresa, condenamos el trabajo infantil y apoyamos su no ocurrencia en toda nuestra cadena productiva (clientes y proveedores). En los términos de la Constitución Federal (art. 7º, XXXIII), está prohibido cualquier trabajo a menores de 16 (dieciséis) años, salvo en condición de aprendiz, a partir de los 14 (catorce) años. El único contrato existente para menores de 18 (dieciocho) años en EMFLORA es el de menor aprendiz (a partir de los 14 años), en los términos de la legislación vigente.

Por medio de nuestro Proyecto de Responsabilidad Social, titulado EMFLORA EM AÇÃO, apoyamos la Educación y el Desarrollo del Niño y del Adolescente, ante la preocupación de Emflora por los niños y su interés en la educación. EMFLORA EM AÇÃO tiene como objetivo contribuir a la erradicación del trabajo infantil, pues el lugar del niño es la escuela y los espacios de recreación y educación.

Asimismo, Emflora condena el trabajo forzoso o esclavo dentro de la Empresa y en toda su cadena productiva.

Además, velamos por que la seguridad en el lugar de trabajo sea siempre una preocupación prioritaria: "la seguridad ante todo, porque usted es importante, su vida es importante".

Información Personal

Es responsabilidad y deber de todos los colaboradores informar al Sector de Personal cualquier cambio en sus datos personales (dirección, teléfono, estado civil, apellido y dependientes), además de situaciones no rutinarias como licencias por el INSS o certificados médicos.

Los cambios relativos a la información personal — dirección, cambio de estado civil y dependientes — deben acreditarse con copia del Acta de Matrimonio, Acta de Nacimiento, Acta de Defunción y factura de agua, luz o teléfono, u otros documentos que puedan acreditar dichos cambios.

El tratamiento de estos datos observa la LGPD y la sección "Privacidad y Protección de Datos Personales" de este manual.

Deberes del Colaborador

Es responsabilidad de cada colaborador seguir el Código de Conducta y las demás políticas de EMFLORA, de forma coherente y adecuada, así como apoyar a los demás involucrados para que hagan lo mismo. Entre los deberes de los colaboradores se encuentran:

• Cumplir los compromisos expresamente asumidos en el contrato individual de trabajo con atención, esmero, ética y competencia profesional.
• Obedecer las órdenes e instrucciones provenientes de los superiores jerárquicos.
• Sugerir medidas para una mayor eficiencia del servicio.
• Velar por que se observe siempre la máxima disciplina en el lugar de trabajo.
• Cuidar el orden y la buena conservación de las instalaciones, equipos y máquinas, comunicando al superior jerárquico cualquier anomalía observada.
• Garantizar la confidencialidad de los datos y la información de los clientes de la empresa.
• Responder por los perjuicios causados a Emflora, ya sea por dolo o culpa (negligencia, impericia o imprudencia), configurándose la responsabilidad por sustracción de valores y objetos confiados; daños y averías en materiales bajo su custodia o sujetos a su fiscalización, y error doloso de cálculo contra EMFLORA y/o sus clientes. La responsabilidad administrativa no exime al empleado de la eventual responsabilidad civil o penal que corresponda.

No prohibimos la contratación o promoción de funcionarios con grado de parentesco o relación afectiva en nuestra plantilla de colaboradores. Sin embargo, no se permitirán favoritismos ni interferencias de asuntos personales en los negocios de la Empresa, siendo además necesario el control interno adecuado para asegurar el cumplimiento del presente Código.

Quien viole el Código de Conducta o las políticas y procedimientos de EMFLORA, anexados al presente compilado, estará sujeto a las sanciones disciplinarias correspondientes, que pueden llegar hasta el despido.

Las sanciones disciplinarias se aplican a cualquier persona que cometa o apruebe infracciones, o que tenga conocimiento de ellas y no tome medidas para corregirlas de inmediato.

Puntualidad y Asiduidad

Como empresa, esperamos de nuestros colaboradores las conductas profesionales que se describen a continuación.

Todo funcionario tiene su horario de servicio establecido en su contrato de trabajo. El incumplimiento total de dicha jornada, sin motivo justificado, puede implicar descuentos económicos e insubordinación sujeta a sanciones. El horario de trabajo establecido debe ser cumplido por todos los funcionarios, pudiendo, no obstante, ser modificado según la necesidad del servicio y a criterio exclusivo de la empresa.

El funcionario debe estar en su puesto de trabajo a la hora de inicio de su jornada, no permitiéndose retrasos, salvo que las justificaciones estén en consonancia con las normas internas de EMFLORA.

Es necesario registrar la asistencia diariamente, respetando el horario de trabajo estipulado en su contrato. La inexistencia de registros de asistencia se configura como ausencia al trabajo.

Es obligatorio el intervalo mínimo de 1 (una) hora entre el turno de la mañana y el de la tarde. El registro de asistencia de un funcionario por otro constituye, para ambos, motivo de "justa causa" para la rescisión del contrato de trabajo. Los eventuales errores en el registro de asistencia deberán comunicarse de inmediato al responsable del Sector de Personal.

El funcionario que, por cualquier motivo justificable, tenga que faltar al trabajo, tendrá un plazo de 48 (cuarenta y ocho) horas para presentar el certificado o comprobante en el Sector de Personal o a su superior inmediato para que realice el trámite correspondiente; en caso contrario, la falta no será justificada. Las faltas no justificadas por la jefatura o ante ella acarrearán la aplicación de las sanciones previstas tanto a esta como al funcionario. Las tarjetas de registro de asistencia deberán ser firmadas por el funcionario al final de cada mes y no podrán contener tachaduras ni anotaciones en su totalidad.

Horas Extras

Está rigurosamente prohibido al colaborador trabajar en régimen de horas extras, salvo cuando sea solicitado y/o cuente con la autorización expresa de su Gerencia/Directorio/Jefatura por escrito. EMFLORA considera como "horas extras" únicamente aquellas debidamente registradas en la tarjeta de asistencia y autorizadas en el formulario "comunicación interna", con visto bueno y sello del Sector de Personal, sin exceder 10 (diez) horas por día, salvo en caso de fuerza mayor.

Fuerza Mayor: La Empresa también puede prorrogar la jornada normal de trabajo de sus empleados por motivo de fuerza mayor, es decir, debido a un acontecimiento imprevisible e inevitable, como inundaciones, incendios, derrumbes, etc.

En ese caso, no hay límite de tiempo para la prórroga, siendo obligatorio el pago de las horas.

Visitantes

Los visitantes tienen acceso únicamente a la Recepción y a la Portería.

En las dependencias internas de la Empresa, solo se permite la presencia de proveedores y clientes debidamente identificados, autorizados y acompañados por un colaborador; es decir, los visitantes no deben circular por las dependencias de la Empresa sin el acompañamiento de un funcionario o sin la debida identificación. Aun estando identificados, deben ser anunciados por la Recepción.

Valoramos la calidad y buscamos siempre la mejora continua de nuestros procesos. En todos los contactos con clientes, proveedores, consumidores en general, prensa y público diverso debemos tener presente la importancia de mantener el estándar de calidad y servicio, ya que la imagen de EMFLORA estará en contacto con el público externo.

El colaborador no debe criticar y/o descalificar los servicios, el equipo ni la Empresa ante los demás. Eso demuestra falta de ética y de compromiso con la Empresa, sus productos y sus colegas. Con espíritu de equipo y unión, todo problema debe señalarse y tratarse internamente.

Cabello, Barba y Maquillaje

Mujeres: cabello limpio, suelto o adecuadamente recogido. Para el cargo de recepcionista, solicitamos que no se utilicen accesorios llamativos, con el uso de maquillaje discreto. El uso de maquillaje, para las ocupantes de los demás cargos, no es obligatorio, pero es apropiado y debe ser preferentemente discreto.

Hombres: cabello corto y rostro afeitado; si opta por llevar barba, que esté recortada.

Uniforme

El uniforme es de uso obligatorio durante la jornada de trabajo, y debe estar siempre limpio, presentable y completo. El colaborador es responsable de la custodia y del uso adecuado de esta vestimenta, manteniéndola limpia y en buen estado de conservación.

Para las colaboradoras administrativas, se proporcionará la camisa del uniforme, que podrá usarse con pantalones lisos (jeans o de tela) o faldas de largo a partir de las rodillas. Para las gestantes, se proporcionará el uniforme tipo "bata" y, cuando sea necesario, se autorizará el uso de otras prendas, según el criterio de los ejecutivos.

Orientación para Ejecutivos

En lo que se refiere a la "Presentación Personal", el (la) ejecutivo (a) debe vestirse de modo adecuado a la función que ejerce en EMFLORA, quedando prohibido, para todos, lo siguiente: el uso de sandalias tipo chancleta en el lugar de trabajo; el uso de ropa extravagante, corta o transparente; el uso de shorts, de faldas por encima de la rodilla, de camisetas sin mangas (excepto las mujeres, que pueden usarlas debajo del blazer); el uso de gorra y de camisetas de equipos de fútbol.

Comportamiento en la Empresa

EMFLORA valora un ambiente de trabajo saludable y armonioso. Para ello, cuenta con relaciones interpersonales de cordialidad y educación, evitando bromas de doble sentido y también el uso de palabras vulgares. Respete a sus colegas de la misma forma en que desea ser respetado. Cuide los equipos y materiales de la Empresa, de manera de evitar accidentes, pérdidas, daños y perjuicios.

Constituye responsabilidad de cada colaborador seguir el Código de Conducta de EMFLORA, de forma coherente y adecuada, así como apoyar a los demás para que hagan lo mismo. Cuando exista información de que nuestro Código de Conducta no ha sido cumplido, o incluso cuando existan sospechas de su incumplimiento, se tomarán medidas con el fin de investigar y, si es necesario, resolver la situación.

Todos los colaboradores cuentan con el apoyo del Directorio y se les anima a informar y expresar sus preocupaciones, lo que debe hacerse de buena fe, con claridad, respeto y honestidad.

EMFLORA está comprometida con la protección de sus colaboradores contra eventuales represalias. Quienes violen el Código de Conducta o las políticas y procedimientos de la Empresa estarán sujetos a las sanciones disciplinarias correspondientes, que pueden incluir hasta el despido.

Cómo Manejar los Conflictos de Intereses e Influencias

El conflicto de interés se produce ante cualquier oportunidad de beneficio personal del colaborador que pueda entrar en conflicto con las actividades, intereses e imagen de EMFLORA, así como por ejercer cualquier otra actividad que entre en conflicto con su horario de trabajo.

En EMFLORA, la toma de decisiones debe estar siempre fundamentada en lo que mejor atienda los intereses de la Empresa, por encima de consideraciones o relaciones personales. Todos deben evitar situaciones en las que los intereses personales interfieran, o parezcan interferir, con los intereses de la Empresa. A continuación se presentan algunos ejemplos de situaciones que merecen atención especial.

Otro Empleo

Cualquier otro empleo que el colaborador tenga fuera de EMFLORA, con o sin remuneración, no debe perjudicar el desempeño de su función en la Empresa.

El profesional no debe involucrarse en intereses de negocios externos que puedan desviar la atención o el tiempo de sus responsabilidades en EMFLORA o que exijan trabajar durante su horario en la Empresa.

Acoso Moral y Sexual

No se admitirá ningún tipo de acoso moral o sexual que englobe cualquier conducta que afecte negativamente el desempeño del trabajo, que denigre la dignidad de cualquier persona o genere un ambiente de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo.

Se consideran conductas de acoso sexual actitudes como propuestas reiteradas o insinuaciones sexuales verbales, gestuales o físicas.

En los términos de la Ley nº 14.457/2022, Emflora mantiene un canal de denuncias (defensoría), procedimientos de investigación con garantía de confidencialidad y acciones periódicas de capacitación sobre prevención y combate del acoso, con el apoyo de la CIPA — Comisión Interna de Prevención de Accidentes y de Acoso.

Críticas y Sugerencias

Las críticas y sugerencias que busquen aportar y estimular mejoras para la Empresa son sumamente constructivas y bienvenidas. De esta manera, las críticas y sugerencias deben dirigirse al superior, quien las remitirá al departamento responsable competente.

Las conversaciones que no se dirigen a personas que pueden tomar las medidas pertinentes o que realmente pueden contribuir a la mejora del sistema pierden el foco del interés de mejora continua, volviéndose destructivas, y no condicen con la conducta ética deseable de un miembro del equipo EMFLORA, pudiendo acarrear consecuencias para el colaborador.

Ética

En las Relaciones con las Partes Interesadas

Nuestro Equipo de Gestión alinea su modelo gerencial con conceptos de sostenibilidad, como soporte de la perennidad de los negocios. Por eso, la actuación empresarial busca la mejora continua de sus procesos, relaciones y servicios, por medio de su Sistema de Gestión de Calidad y de la efectiva interacción con los preceptos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente, en respeto a la vida del colaborador.

Nosotros, en EMFLORA, expresamos nuestra política de respeto a los estándares de ética empresarial con base en la conducta establecida en tratados y normas proclamados nacional e internacionalmente, como: la Declaración Universal de los Derechos Humanos, los Derechos Fundamentales del Trabajo y los Derechos del Niño y del Adolescente.

Todos nosotros, colaboradores de EMFLORA, procuramos contribuir al desarrollo justo y sostenible. Nuestro compromiso contempla y se extiende a todos los niveles de la Organización y tiene por objetivo concientizar a los demás niveles de la cadena productiva para que el País pueda alcanzar las metas establecidas por los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la Agenda 2030 de la ONU.

Ética con los Clientes y con la Competencia

Se necesitan muchos años para construir una buena reputación empresarial y ser referencia en el mercado nacional. Construimos y sostenemos nuestra reputación a partir de la calidad de nuestros servicios y del respeto y la utilización de prácticas legales y éticas en nuestras relaciones con los clientes y con la competencia. Conocemos nuestro valor y comprendemos que es innecesario quebrantar las reglas de la ética y "difamar" a clientes y a la competencia para que se nos reconozca. Esto es así porque los resultados de nuestro trabajo hablan por sí solos. Por eso, mantenemos nuestra posición en el mercado, y el éxito de la Empresa es resultado de mérito propio, con la contribución de cada colaborador.

Tratamos con la competencia con lealtad y respeto a todas las leyes aplicables a nuestros segmentos. Por lo tanto, son inadmisibles las declaraciones falsas o engañosas, ya sea sobre nuestra Organización o sus actividades, o sobre personas y/o instituciones que interactúan con nosotros.

Respetamos la confidencialidad de los clientes, de los competidores, la nuestra y la de otras empresas con las que hacemos negocios. La postura y la conducta ética demuestran que es innecesaria la utilización de información confidencial, ya sea profesional o personal, de EMFLORA o de terceros en beneficio propio; por lo tanto, prohibimos tal comportamiento. Tampoco permitimos que información de propiedad de EMFLORA sea proporcionada a ninguna persona física o jurídica sin su autorización expresa.

No admitimos de ninguna manera realizar negocios que no estén fundamentados en principios éticos y guiados por la transparencia, que es uno de los valores y pilares de nuestra Empresa.

Ética con Socios y Proveedores

Para la contratación de proveedores y prestadores de servicios utilizamos criterios técnicos, profesionales y éticos, siguiendo la orientación de normas reglamentarias que cumplen los requisitos de la norma ISO 9001:2015. El proceso de calificación cumple procedimientos previamente establecidos y conocidos por todos los interesados en establecer relaciones comerciales con EMFLORA. No admitimos pagos ni beneficios de ninguna naturaleza por contribuciones que podamos haber prestado a personas físicas o jurídicas que mantengan relaciones comerciales con EMFLORA.

Responsabilidad Socioambiental

La concientización ecológica y el cuidado del medio ambiente son compromisos sociales de la Empresa, ya que con el respeto al medio ambiente se puede creer en un futuro mejor para todos.

Para ello, cumplimos la legislación vigente aplicable a nuestras actividades. También expresamos nuestro compromiso y apoyo a los derechos humanos fundamentales y evitamos establecer relaciones con personas físicas o jurídicas que transgredan las leyes o abusen de los derechos humanos.

Actuamos de manera ética y socialmente responsable. Fomentamos el apoyo a actividades relacionadas con la educación, la salud y la prestación de servicios voluntarios y comunitarios, alineados con nuestra responsabilidad social y ambiental. Nos esforzamos por minimizar cualquier eventual impacto ambiental que puedan provocar nuestras operaciones.

Por medio del proyecto Emflora em Ação, asistimos a las comunidades del entorno con el fin de promover el bienestar social y fomentar mejoras y transformaciones en la calidad de vida de sus habitantes. Emflora actúa con miras a desarrollar una relación de colaboración, especialmente en las áreas de Seguridad, Salud, Medio Ambiente y Psicología, en las regiones donde opera.

La transparencia consolidada en todos los procesos nos llevó a participar en el Carbon Disclosure Project (CDP) Supply Chain desde 2010, permaneciendo como signatarios hasta hoy. El CDP es un requerimiento colectivo formulado por un grupo de 300 inversionistas institucionales. Este proyecto fue concebido como un mecanismo eficaz para permitir que empresas e inversionistas, en todo el mundo, tengan acceso a información confiable sobre el impacto provocado por las emisiones de GEI y por los consecuentes cambios climáticos en los resultados de las compañías involucradas.

Además, Emflora también creó un proyecto social de capacitación, denominado "Semear", que promueve un curso de capacitación gratuito en alianza con las agencias de empleo de las ciudades donde la empresa opera, a fin de contribuir a la calificación de la mano de obra junto con el desarrollo sostenible.

La actuación social de Emflora se completa con tres programas integrados a la operación: Raízes Florestais — contratación de refugiados en alianza con la Operação Acolhida, el Ejército Brasileño y ONG, con más de 500 refugiados contratados; Recomeço — contratación de personas egresadas del sistema penitenciario, ofreciendo una segunda oportunidad como colaboradores forestales; y Cultivar — programa de inclusión y diversidad.

Se han ejecutado acciones económicamente viables, ambientalmente correctas y socialmente justas para Emflora. Y, más que el conocimiento de las partes involucradas, tenemos como objetivo generar la concientización de las personas. Como Organización, afirmamos, de esta manera, nuestro compromiso socioambiental y, en 35 años desde nuestra fundación, buscamos garantizar las condiciones para que la propia Emflora y la sociedad puedan satisfacer las necesidades actuales sin comprometer a las generaciones futuras.

Trabajamos con el objetivo de cumplir requisitos de sostenibilidad.

Privacidad y Protección de Datos Personales (LGPD)

EMFLORA trata datos personales de colaboradores, candidatos, clientes, proveedores y demás partes interesadas en conformidad con la Ley General de Protección de Datos Personales — LGPD (Ley nº 13.709/2018) y con las Resoluciones de la ANPD, conforme se detalla en la Política de Privacidad y en el Reglamento Interno de Protección de Datos de EMFLORA, que complementan este manual.

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Objetivo

El presente manual tiene como objetivo prevenir y combatir las prácticas corruptas, de soborno, lavado de dinero, falta de privacidad de la información de las partes interesadas, defensa de la competencia y aquellas que, eventualmente, se presenten fuera de los estándares de compliance, que puedan llegar a involucrar a la empresa y a las partes interesadas. Busca cumplir con los requisitos de la Ley nº 12.846/13, del Decreto nº 11.129/2022 y las demás normas aplicables, así como aclarar qué actos son contrarios a las normas, reforzar el Código de Ética y Conducta de la Empresa, además de orientar sobre qué hacer ante la ocurrencia de tales prácticas, para que, de esta forma, podamos, como empresa, desarrollar nuestras actividades con integridad y respeto hacia las partes interesadas.

Aclaraciones

Prácticas Corruptas: Se consideran actos corruptos o lesivos contra la administración pública nacional o extranjera las prácticas previstas en la ley citadas a continuación: dar, prometer u ofrecer coimas, ventajas y beneficios indebidos; practicar lavado de dinero, soborno, extorsión; creación y/o uso indebido de personas físicas o jurídicas para ocultar intereses reales; cometer cualquier tipo de fraude contra procedimientos públicos, contratos derivados de estos o contra sus licitantes; así como obstaculizar la fiscalización pública o privada.

Para mayores aclaraciones, consulte la Ley nº 12.846/13.

Extorsión: Acto de obligar a alguien a hacer algo mediante amenaza con el fin de obtener algún beneficio.

Soborno: Práctica de pagar, prometer u ofrecer algo a alguien con el fin de inducirlo a realizar determinado acto antiético e ilegal.

Lavado de dinero: Práctica financiera cuya finalidad es ocultar bienes patrimoniales y capitales de origen ilícito, o camuflarlos para que aparenten haber sido adquiridos de manera legal.

Fraude: Cualquier acto ilícito y engañoso practicado con la intención de obtener ganancias personales.

Partes interesadas: Personas físicas o jurídicas que tengan alguna relación con la empresa o que se vean alcanzadas por ella de alguna forma.

Compliance: Conformidad con los requisitos aplicables.

Nepotismo: Práctica de favorecimiento, por parte de quien detenta autoridad, hacia personas que tienen algún vínculo de parentesco con él, sustituyendo la evaluación del mérito.

Declaración de la política de integridad de las relaciones comerciales y anticorrupción

EMFLORA busca desarrollar sus actividades de manera ética y transparente con sus partes interesadas, con foco en la conformidad de sus actividades y la calidad de sus servicios, respetando la vida y siendo consciente de sus compromisos sociales y ambientales.

Teniendo en cuenta los valores, nuestra empresa tiene la misión de desarrollar sus actividades con compromiso hacia sus clientes, actuando de acuerdo con las legislaciones nacionales e internacionales aplicables, sobre la base de prácticas de compliance, con el fin de cumplir con el estándar de su código de ética y conducta, que establece no admitir relaciones (tanto con personas físicas como jurídicas) ni prácticas que se caractericen como corruptas o que presenten cualquier tipo de fraude, lavado de dinero, extorsión, soborno, aceptación de pagos indebidos, beneficios u obsequios.

Nuestra visión es ampliar el campo de actuación con integridad y compromiso en la adopción de prácticas anticorrupción, cimentada en su defensa para, de esta forma, alcanzar sus objetivos, teniendo como marco las prácticas legales.

Se espera, por parte de los empleados, que desempeñen sus funciones garantizando la privacidad de la información de las partes interesadas, de acuerdo con el Código de Ética y Conducta de la Empresa; cualquier acción contraria a este y/o ilícita conforme a las leyes previstas está sujeta a la gestión de consecuencias, pudiendo culminar, incluso, en la rescisión del contrato de trabajo. Todas las partes interesadas tienen la autoridad y la responsabilidad de comunicar cualquier ocurrencia o sospecha de tales prácticas, generando, de esta forma, un ambiente de trabajo basado en acciones y prácticas anticorrupción, fortaleciendo así las acciones de compliance de EMFLORA.

Prácticas anticorrupción adoptadas por la empresa

Política – Partidos Políticos

Nuestra empresa no realiza ningún apoyo financiero ni ninguna otra contribución de valor a partidos políticos ni a sus campañas.

Donaciones y Contribuciones Sociales

Nuestras contribuciones sociales y de caridad son aprobadas previamente de forma interna, para restringir eventuales conflictos de intereses y prevenir operaciones de lavado de dinero u otros tipos de actividades ilícitas.

Centralización de Pagos en la Casa Matriz

Realizamos prácticamente todos los pagos a nuestros proveedores a través de la casa matriz, evitando así la necesidad de áreas financieras en nuestras filiales. Para ello, este procedimiento sigue los siguientes pasos:

1. La filial contrata un servicio o adquiere determinado producto;
2. Tras la entrega del producto o servicio, el proveedor emite su factura como persona jurídica;
3. Esta factura es enviada por el área de compras de la filial al área fiscal de la casa matriz;
4. El área fiscal de la casa matriz registra la factura en el sistema;
5. El gestor responsable de la filial accede al sistema y aprueba el pago del título generado por dicha factura;
6. El día anterior al vencimiento, el área financiera de la casa matriz verifica los registros y la aprobación. Si está conforme, procede con la remesa bancaria. La generación y el envío de las remesas de pago se realizan mediante dos claves/contraseñas, de modo que siempre hay dos personas con esta responsabilidad. Si el pago se realiza mediante depósito bancario, es obligatorio que la titularidad de la cuenta sea la misma que la de la persona jurídica que emitió la factura. En el caso del pago de boletas bancarias, rige la misma regla para el cedente.

El movimiento financiero realizado por nuestras filiales se limita al llamado fondo fijo, que corresponde al monto enviado por la casa matriz, entre R$ 1.000 (mil reales) y R$ 2.000 (dos mil reales), retirado por la filial para el pago de pequeños gastos a lo largo del mes, como la compra de pasajes y gastos de viaje. Estos deben enviarse regularmente para su verificación, aprobación y registro por parte del área financiera de la casa matriz. Para ello, se utiliza un informe estándar que exige la autorización del responsable del contrato para los gastos pagados. La reposición del fondo fijo está siempre condicionada a la correcta rendición de cuentas del envío anterior.

Los pagos de la filial, mediante el fondo fijo, siguen las mismas reglas que cualquier compra. Por lo tanto, no se exime la presentación de un documento contable válido. Generalmente, el fondo fijo queda bajo la responsabilidad del Supervisor Administrativo de la filial.

Centralización de Cuentas por Cobrar en la Casa Matriz

Aun cuando las facturas de facturación a los clientes son emitidas por las filiales, su cobro se realiza exclusivamente en las cuentas corrientes de titularidad de la casa matriz, con acceso y movimiento restringidos al área financiera corporativa, siempre con dos claves/contraseñas.

Rastreo de Vehículos Propios, Alquilados y de Subcontratistas

Nuestra empresa cuenta con una flota constituida por vehículos propios, alquilados y de subcontratistas. En los propios, posee un sistema de rastreo vía GPS instalado, con identificación del conductor, que proporciona informes avanzados de utilización de los vehículos que pueden enviarse por correo electrónico, automáticamente, con la periodicidad deseada, informando si el vehículo circuló fuera del área de actuación de la empresa o fuera del horario de trabajo.

Obsequios y Cortesías

Las partes interesadas no deben recibir ni ofrecer obsequios, regalos o cortesías entre sí. En caso de que esto ocurra, es necesario informar al superior inmediato y entregarle el obsequio, para que sea puesto a disposición de EMFLORA o devuelto.

La única excepción corresponde a los obsequios corporativos, como agendas, bolígrafos, gorras, camisetas u otros materiales que lleven el logotipo de la empresa donante del artículo en cuestión.

Registros Contables

Adquirimos productos o servicios únicamente con empresas que tienen la capacidad de emitir documentos fiscales y/o contables.

Las liquidaciones fiscales/tributarias se realizan, contabilizan y transmiten dentro del plazo legal, cumpliendo con lo indicado por las legislaciones municipales, estatales o de la Unión.

Respecto al lugar de realización de los servicios, indicamos a dónde se destinará, a título de recaudación o retención, el Impuesto Sobre Servicios de Cualquier Naturaleza – ISS, conforme al código tributario del municipio en el cual se ejecutó el servicio en cuestión.

Como buena práctica, existe un monitoreo sistemático de los certificados negativos que emitimos en los ámbitos municipal, estatal y federal. De forma más específica, las licencias/certificados se monitorean, además, ante los organismos fiscalizadores, tales como: Instituto Brasileño del Medio Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables – IBAMA, Certificados del Fondo de Garantía FGTS ante la Caixa Econômica Federal, Certificados laborales y de procesos ante el Ministerio de Trabajo y Empleo – MTE, entre otros.

Entre los registros citados se encuentra, además, el envío de la información laboral, previsional y fiscal cumpliendo rigurosamente los plazos estipulados por ley, por medio del eSocial y de la EFD-Reinf (mensuales) y del FGTS Digital.

Existe un sistema informatizado que contabiliza todos los registros de facturas de prestación de servicios, de ventas, de compras y operaciones patrimoniales, así como todos los eventos relacionados con la nómina y las operaciones financieras. Esta última se ejemplifica con situaciones como la recepción de facturas y retenciones, pagos de financiamiento, tasas, impuestos, contribuciones, seguros, entre otros.

Como medida de cumplimiento, contamos con archivo físico y/o digital para garantizar la custodia de los documentos fiscales/contables, de acuerdo con las directrices legales establecidas en los ámbitos laboral, tributario/fiscal y financiero. Prestando atención al archivo de los libros (obligatorio por ley) en formato físico y/o electrónico, según lo definido en el requisito legal correspondiente.

Nepotismo

La empresa cuenta con una Política de Recursos Humanos que contempla las formas de reclutamiento y selección de EMFLORA, basadas en criterios técnicos y en la atención de las necesidades profesionales de la organización.

Relación con Proveedores Externos

Nuestra empresa mantiene su Código de Ética y Conducta basado en directrices claras en lo que respecta a la relación con los proveedores externos.

Además, contamos con un procedimiento de compras para la adquisición de productos y/o servicios críticos para el negocio.

Como forma de pactar de manera clara la venta de productos o servicios con EMFLORA, los proveedores externos continuos (por plazo determinado por contrato) en la empresa cuentan con un contrato de prestación de servicios o venta de productos que contempla la indicación de que: El proveedor externo se compromete a no realizar ninguna práctica que pueda violar la ley anticorrupción (incluidas las leyes internacionales y las leyes brasileñas relativas a regalos impropios o ilegales, gratificaciones, pagos o soborno comercial o gubernamental). En particular, este debe garantizar que ni él ni ninguno de sus mandatarios, representantes, socios/colaboradores y/o empleados pagarán, prometerán ni autorizarán el pago de dinero o de algo de valor (incluidos, sin limitación, todos los regalos, comidas, entretenimientos o viajes), directa o indirectamente, a ningún funcionario, persona física o jurídica, cuando exista una probabilidad razonable o el propósito de: a) inducir a la persona a desempeñar de modo inadecuado su función o a dejar de ejecutarla; b) obtener una ventaja indebida; o c) inducir a la persona a usar su influencia de forma inadecuada para afectar o influir en cualquier acto o decisión.

Conflicto de Intereses

Situaciones que pueden generar intereses personales por parte de las partes interesadas en asuntos profesionales de interés de Emflora, influyendo de manera indebida en sus negocios. La toma de decisiones debe considerar única y exclusivamente los intereses de la empresa, y no se admitirán prácticas contrarias a los objetivos organizacionales por parte de los empleados y demás involucrados.

Mecanismos Estructurados para Acompañar la Evolución del Marco Legal

EMFLORA cuenta con el apoyo de tres empresas de asesoría y consultoría, que asisten a la empresa en el seguimiento y la actualización de normas y legislaciones en materia laboral, previsional, contable y fiscal, así como en las demás áreas comprendidas por el Derecho Empresarial, proporcionando consultorías e informativos diarios sobre estos temas.

Capacitaciones

Emflora difunde sus prácticas y políticas anticorrupción a través de su Código de Ética y Conducta, ofrece capacitaciones a sus empleados en forma de diálogos sobre el tema, además del presente manual, que sirve de información a todas las partes interesadas para que sepan identificar situaciones de no conformidad y qué hacer ante su ocurrencia. Las acciones de capacitación también sirven como prevención de prácticas corruptas.

Las capacitaciones se rigen por el Procedimiento de Gestión de Recursos Humanos, que indica las capacitaciones obligatorias y, además, informa cómo se realizan el relevamiento de necesidades de capacitación y la elaboración del plan de capacitación de EMFLORA. Por último, la empresa indica, además, una evaluación de la eficacia de sus capacitaciones como forma de garantizar la mejora continua del proceso organizacional.

Control Interno

Emflora también está legalmente obligada a planificar y mantener un sistema de control contable interno suficiente para garantizar que:

1. las operaciones se realicen de acuerdo con las autorizaciones generales o específicas de la administración;
2. las operaciones se registren según sea necesario para (A) permitir la elaboración de los estados financieros de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados; y (B) mantener el control de los activos;
3. el acceso a los activos solo se permita de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración;
4. el control registrado de los activos se compare con los activos existentes a intervalos razonables y se adopten medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

Todas las unidades de negocio de Emflora deben establecer controles y procedimientos internos compatibles con estos criterios y que refuercen el cumplimiento de esta Política Anticorrupción.

Un sistema eficaz de control interno consiste en hacer que los equipos comerciales y financieros analicen las operaciones y las solicitudes de gastos/pagos en busca de indicios que señalen bases comerciales inadecuadas o riesgos excesivos. A continuación, se presenta una lista de indicios de atención comunes:

• La parte involucrada en la operación tiene negocios, parentesco o cualquier otro tipo de relación personal cercana con un cliente o funcionario público, o fue recientemente cliente o funcionario público, o, incluso, califica para la transacción únicamente por su influencia sobre un cliente o funcionario público. Un cliente o funcionario público recomienda o insiste en la utilización de la parte involucrada en la operación.
• La parte involucrada en la operación se niega a incluir disposiciones contractuales anticorrupción, utiliza una "sociedad de papel" (sociedad constituida, pero sin registro de activos/operaciones significativas) u otras estructuras societarias no ortodoxas; insiste en procedimientos contractuales inusuales o sospechosos; se niega a divulgar la identidad de sus socios; solicita que su contrato se firme con fecha retroactiva o que se altere de cualquier forma para falsificar información.
• La parte involucrada en la operación tiene mala reputación, ha respondido a acusaciones de soborno, corrupción, fraude u otros actos ilícitos, o tiene pocas o ninguna referencia de terceros. La parte involucrada en la operación no mantiene oficina, equipo ni calificaciones adecuadas para realizar los servicios contratados.
• La solicitud de gasto/pago es poco común, no está respaldada por documentación adecuada, es extraordinariamente elevada o desproporcionada respecto a los servicios a prestar, no se ajusta a los términos del contrato que la regula o implica la utilización de dinero en efectivo o títulos al portador.
• La solicitud de gasto/pago involucra una cuenta no contabilizada, corresponde a un pago en una jurisdicción fuera del país donde los servicios fueron o serán prestados, o no se realizó de acuerdo con las leyes locales.
• La solicitud de gasto/pago se describe como necesaria para "conseguir el negocio" o "hacer los ajustes necesarios".

Esta no es una lista exhaustiva (es decir, pueden considerarse otros indicios de atención) y los indicios varían según la naturaleza de la operación, de la solicitud de gasto/pago y según el mercado geográfico o la línea de negocio. Los empleados de Emflora deben evaluar constantemente si otros indicios comunes están presentes en las situaciones específicas bajo su seguimiento.

Evaluación de Riesgos, Monitoreo, Certificación e Investigación

Los segmentos de negocio deben evaluar periódicamente la naturaleza y el alcance de su exposición a riesgos internos y externos de corrupción y documentar adecuadamente esta evaluación de riesgos. El propósito de esta evaluación es identificar las áreas de riesgo más relevantes y tomar las acciones de mitigación con foco en estas áreas.

Emflora está comprometida con monitorear la efectividad de los procesos y controles anticorrupción, así como con realizar investigaciones para garantizar el cumplimiento de las leyes anticorrupción, de esta Política y de cualquier procedimiento relacionado con ella.

Los segmentos de negocio deben certificar periódicamente la conformidad con estas cuestiones, de acuerdo con el proceso de certificación de Compliance de Emflora, y proporcionar información relevante relacionada con evaluaciones, procesos y controles de riesgos.

Defensoría

Emflora mantiene disponible una defensoría en la que pueden presentarse felicitaciones, reclamos y denuncias. Y, en este último caso, ante la ocurrencia o sospecha de prácticas corruptas y contrarias al presente manual o a otras políticas de EMFLORA.

El acceso se realiza a través de los contactos indicados a continuación:

Es importante destacar que las denuncias pueden hacerse de forma anónima o no, y la empresa se compromete a mantener el anonimato, si el denunciante así lo desea.

Las denuncias recibidas serán evaluadas y respondidas con el tratamiento correspondiente en un plazo de hasta 96 horas. En algunos escenarios puede ser necesario un tiempo de respuesta mayor. Sin embargo, en este caso, si la denuncia no fue anónima, EMFLORA se pondrá en contacto para informar el nuevo plazo.

Existe un seguimiento interno para dar respuesta a las denuncias internas y externas. Y, en algunos casos, el área de Compliance es responsable de evaluar y determinar, junto con el directorio de la empresa, las acciones a tomar en virtud de la denuncia.

Sanciones Previstas

En caso de violación de la presente política, se emitirá una amonestación, con un máximo de dos. Después de la segunda amonestación podrá aplicarse una suspensión y, posteriormente, la rescisión del contrato.

En la mayoría de las jurisdicciones, tanto las personas jurídicas como las personas físicas pueden ser responsabilizadas por la comisión de un delito. De forma general, la responsabilidad penal implica multas y penas de prisión que pueden ser severas.

Alternativamente, la multa podrá ascender hasta dos veces el beneficio que el acusado buscaba obtener al efectuar el pago corrupto. Las personas jurídicas y las personas físicas pueden ser procesadas por corrupción en Brasil, en el país donde ocurrió la corrupción y en otros países. Las multas impuestas a personas físicas no pueden ser pagadas por sus empleadores.

Además de la responsabilidad penal, tanto las personas físicas como las personas jurídicas involucradas en corrupción corren el riesgo de ser demandadas civilmente y declaradas obligadas a compensar a las demás personas físicas o empresas que puedan haber sufrido perjuicios como consecuencia del acto corrupto. Esto puede ocurrir cuando, para recuperar los costos y las ganancias no obtenidas a causa de una licitación perdida, el participante perdedor de una licitación presenta una demanda contra el ganador, a quien se adjudicó el contrato de manera corrupta.

En algunos casos podrá producirse directamente el despido con justa causa o la cancelación del contrato con el proveedor externo, situación que será evaluada por el Comité de Compliance.

Referencias

• UK Bribery Act - UKBA (Ley Británica de Prevención y Lucha contra la Corrupción)
• Foreign Corrupt Practices Act – FCPA (Ley Federal Estadounidense de Lucha contra la Corrupción)
• Ley nº 12.846/2013 (Ley Brasileña Anticorrupción)
• Decreto nº 11.129/2022 (Reglamento de la Ley Anticorrupción)

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Objetivo

En EMFLORA reconocemos que nuestros colaboradores son la clave de nuestro éxito. Nada podrá lograrse sin su participación. Este documento presenta las directrices que sirven de base para la Gestión de Recursos Humanos e ilustra aspectos del ciclo de vida del Colaborador en EMFLORA.

La misión del Departamento de Gestión y Desarrollo de Personas (DGDP) de EMFLORA es:

• Captar talentos, personas competentes de acuerdo con el cargo en selección (R&S).
• Desarrollar la competencia de los profesionales (T&D).
• Mantener Profesionales Competentes (C&S y Beneficios).

Declaración de la política de recursos humanos de EMFLORA

La Política de Recursos Humanos de EMFLORA tiene por objetivo proporcionar un ambiente de trabajo equilibrado y favorable, donde los colaboradores sientan satisfacción al trabajar y logren desempeñar bien y de forma segura sus funciones.

Tomando en consideración sus valores, la empresa tiene la misión de desarrollar sus actividades con compromiso hacia sus clientes y actuando de acuerdo con las legislaciones nacionales e internacionales aplicables, teniendo como base prácticas de relaciones laborales dignas.

Velamos por el cumplimiento integral de las normas y reglamentos aplicables, sean de origen legal, laboral, administrativo o colectivo, incluso en la contratación de terceros.

Emflora adopta en sus actividades medidas de prevención contra prácticas coercitivas para la obtención de ventajas, abuso de poder y trato inhumano, contando con un mecanismo formal para denuncias y reclamos: el canal de comunicación, la Defensoría. La empresa adopta en sus actividades medidas de prevención formal de cualquier forma de discriminación, así como el fomento de la inclusión.

EMFLORA posee una sólida actuación social a través del proyecto EMFLORA EM AÇÃO, pues el respeto y la valorización de los derechos humanos son un valor para nuestra empresa. El Capital Humano es nuestro gran patrimonio e invertimos con dedicación en su desarrollo, mediante las capacitaciones ofrecidas, para que puedan desarrollarse de forma integral, tanto en el ámbito profesional como en el personal.

EMFLORA ofrece capacitación adecuada en todas las áreas, propiciando, siempre que sea posible, el aprovechamiento interno en la cobertura de las vacantes y ofreciendo salarios y beneficios compatibles con las prácticas del mercado de su área de actuación.

En conjunto, cuenta además con el PROYECTO SEMEAR, con el cual se busca alcanzar el desarrollo empresarial sostenible mediante la presentación de contenidos y la ampliación del autoconocimiento, las habilidades y las competencias personales, a través de un curso elaborado con el objetivo de formar profesionales cada vez más completos para actuar en el área forestal.

Los colaboradores son orientados para la comprensión y el cumplimiento del contrato de trabajo, y en casos de incumplimiento del mismo o de los demás requisitos legales aplicables se aplican medidas disciplinarias.

La empresa vela por el trabajo digno, eliminando de sus prácticas el trabajo infantil y adoptando medidas de combate a la explotación sexual de niños.

Disposiciones Iniciales

Las Políticas de Recursos Humanos determinarán las relaciones entre EMFLORA SERVIÇOS E EMPREENDIMENTOS FLORESTAIS LTDA y su plantilla de colaboradores en todas las unidades.

La aprobación de las Políticas y sus modificaciones son responsabilidad exclusiva del Directorio y de las Gerencias Generales.

Corresponden a la Dirección Administrativa, a la Gerencia General Administrativa y a la Gerencia de Desarrollo de Personas la administración, el control y la dirección de todas las políticas de Recursos Humanos de EMFLORA.

Corresponde a todos los funcionarios con cargos de coordinación, supervisión y liderazgo la aplicación de todas las políticas de recursos humanos descritas en este documento.

Los mismos poseen, además, autoridad y responsabilidad en cuanto a la aplicación de medidas disciplinarias, de conformidad con la legislación vigente.

Para la aprobación de cualquier modificación en las políticas descritas en este documento se requiere:

• Proposición del cambio a las Gerencias Generales;
• Envío de la propuesta de cambio a la Gerencia General Administrativa y a la Gerencia de Desarrollo de Personas;
• Amplio análisis de la propuesta por parte de la Gerencia General Administrativa y la Gerencia de Desarrollo de Personas;
• Amplia discusión con el Directorio.

Ninguna modificación o propuesta entrará en vigor antes de su divulgación por la Gerencia General Administrativa y la Gerencia de Desarrollo de Personas.

Solo serán publicadas por la Gerencia General Administrativa y la Gerencia de Desarrollo de Personas las propuestas aprobadas y autorizadas por el Directorio.

Organigrama

Dentro de la Estructura Administrativa y Operacional de EMFLORA se divulga su Organigrama. Este organigrama se actualiza siempre que haya cualquier modificación en la Estructura Administrativa y/u Operacional, previa aprobación del Directorio de EMFLORA.

Conformación de la Plantilla de Personal

La plantilla de personal estará formada por personas sin restricciones de raza, color, sexo, orientación sexual, edad, religión, nacionalidad, ideología, posición social, discapacidad física, condiciones médicas, antecedentes penales u otras características protegidas por ley, siempre que atiendan plenamente las necesidades técnicas, operacionales, políticas y humanas de EMFLORA. Asimismo, para EMFLORA está expresamente prohibido el trabajo de menores de 16 (dieciséis) años, excepto en la condición de menor aprendiz (a partir de los 14 años), siguiendo las determinaciones y orientaciones legales vigentes para ese tipo de contratación.

La plantilla de personal, con la asesoría de la Gerencia General Administrativa y la Gerencia de Desarrollo de Personas, será establecida para las demás Coordinaciones y Gerencias, y para que se produzca alguna modificación en el cargo será necesaria la aprobación de su gerencia.

El aumento de la plantilla de personal solo será propuesto tomando en consideración la necesidad de apertura de la vacante, justificada por la supervisión o coordinación solicitante y validada por su respectiva Gerencia.

Las modificaciones de nomenclatura, así como las descripciones de las atribuciones, habilidades, exigencias y otras características de los cargos, solo podrán ser realizadas y formalizadas a través del área de Desarrollo de Personas.

Cuando haya reducción de plantilla, deberá comunicarse de inmediato a la Gerencia Local y darse conocimiento a la Gerencia General Administrativa y a la Gerencia de Desarrollo de Personas.

Notas: 1. El cierre de un cargo no implicará la creación automática de otro. 2. Para la creación de un nuevo cargo en sustitución de uno cerrado, deben seguirse los procedimientos descritos en el artículo 10 de este documento.

Reclutamiento y selección de personal

El proceso de reclutamiento y selección solo tendrá su inicio con la Solicitud de Empleado, completada y firmada por el superior inmediato y aprobada por el gerente, siendo posteriormente enviada al sector de personal para dar continuidad al proceso.

Para cualquier cargo, el plazo mínimo para que se realice el trabajo de Reclutamiento y Selección será de 10 (diez) días, EXCEPTO: Los cargos de ayudantes y auxiliares, que tendrán un plazo mínimo de 07 (siete) días; Los cargos ejecutivos y de alto conocimiento tecnológico, que tendrán tiempo indeterminado.

Las contrataciones solo se efectuarán para la sustitución de un colaborador o para el aumento de plantilla.

Todos los registros, currículos y procesos de selección realizados tendrán una validez de 6 (seis) meses, conforme a la tabla de temporalidad del Reglamento Interno de Protección de Datos. Posteriormente serán eliminados del registro.

Todas las reglas descritas para la contratación también son válidas cuando se recurra a una agencia de empleo.

Reclutamiento de Personal

Todo reclutamiento debe, preferentemente, iniciarse dentro de la propia plantilla de personal de EMFLORA.

Cualquier colaborador podrá postularse a otras vacantes dentro de EMFLORA y los Coordinadores tendrán como una de sus funciones el incentivo y la motivación de los colaboradores vinculados a sus áreas, para que esto ocurra;

Para postularse a la vacante, el colaborador deberá comprobar que sus conocimientos técnicos, prácticos y personales corresponden a las necesidades definidas en la descripción del cargo;

En caso de un cargo que requiera formación específica, este deberá comprobar su especialidad y su experiencia;

En igualdad de condiciones, la preferencia para cubrir los cargos será del candidato que se encuentre dentro de la programación del plan de cargos y salarios;

Solamente en caso de no encontrarse dentro de la propia plantilla de personal un colaborador que cumpla los requisitos para ocupar el cargo solicitado, el reclutamiento pasará a ser externo;

Después de la aprobación y ya en la contratación del nuevo colaborador, los documentos originales deberán ser entregados dentro de un plazo de 48 horas, con excepción de los documentos de identificación, que jamás podrán ser retenidos. Ninguna persona deberá ser contratada sin la verificación previa de los documentos originales, para evitar la contratación irregular de menores de 16 (dieciséis) años (contratación permitida solamente en la condición de aprendiz, a partir de los 14 años).

Salvo los colaboradores que tengan una programación en su plan de cargos y salarios, todos los demás pasarán por el proceso de selección interno.

En situación de igualdad en el reclutamiento interno, el desempate seguirá, en orden, los siguientes criterios:

1. El mejor desempeño, asiduidad y puntualidad;
2. El mayor tiempo de experiencia en las funciones;
3. El mayor tiempo de trabajo en EMFLORA.

Solamente después de agotadas todas las posibilidades de reclutamiento interno se realizará el reclutamiento externo para cubrir cualquier vacante existente, dando preferencia a los candidatos locales.

El reclutamiento externo podrá, además, valerse de la recomendación (para participar en un proceso de selección) de cualquier colaborador que presente a un candidato, siendo este responsable de sus actitudes durante todo el proceso de selección, así como durante el período de prueba del mismo.

Todos los candidatos presentados por colaboradores recibirán el mismo trato, independientemente del cargo de quien los esté presentando.

Además de los criterios arriba descritos y según sus necesidades, la Gerencia de Desarrollo de Personas podrá utilizar otros medios para el reclutamiento de personal, tales como:

• Archivos de candidatos que tienen currículos en el sector de personal o que ya participaron en otros reclutamientos;
• Carteles o anuncios en los tableros de avisos de EMFLORA;
• Contactos con asociaciones gremiales, universidades, escuelas, grupos de recursos humanos, Linkedin, Catho, etc.;
• Conferencias y charlas en universidades y escuelas;
• Contactos con otras empresas que actúan en el mismo mercado, en términos de cooperación mutua;
• Anuncios en periódicos, revistas, sitios web, etc.
• Empresas de reclutamiento (headhunters);
• Viajes para reclutamiento en otras localidades.

Cualquier colaborador, independientemente de su antigüedad, podrá auxiliar en el proceso de Selección, siempre que lo soliciten los responsables del proceso.

La presentación de candidatos por colaboradores se efectuará a través de una ficha de currículo, en la que constará el nombre de quien efectuó la recomendación, la cual será enviada a la Gerencia de Desarrollo de Personas.

En el caso de candidatos que ya trabajaron en EMFLORA, quedará a criterio exclusivo de EMFLORA su participación o no en el proceso de reclutamiento y selección, dentro de las siguientes condiciones:

• Los despedidos por causa justificada;
• Quienes renunciaron o fueron desvinculados de EMFLORA en los últimos 12 (doce) meses;
• Los despedidos por incapacidad técnica u operacional en el mismo cargo;
• Quienes presentaron comportamientos o actitudes incompatibles con el reglamento o las políticas de EMFLORA.

Podrán postularse para el mismo cargo o para otros cargos, en cualquier momento y siempre que cumplan el perfil exigido para cada cargo, los excolaboradores desvinculados de EMFLORA por:

• Reducción del volumen de actividades;
• Reestructuración organizacional;
• Reducción de costos;
• Motivos estratégicos aprobados por el Directorio.

Las personas que se encuadren en el párrafo anterior tendrán preferencia sobre todos los demás, EXCEPTO sobre los candidatos internos.

La empresa mantendrá abierto el reclutamiento previo para las funciones que definan los gestores de procesos, a partir de los siguientes criterios:

• Profesionales de difícil localización en el mercado local;
• Profesionales especializados para áreas estratégicas de EMFLORA.

Excepto en los casos definidos en el Artículo 26, solo se recibirán currículos de candidatos en el caso de vacantes que se encuentren abiertas o por abrirse.

Todos los candidatos, independientemente del cargo al que se estén postulando, de raza, color, sexo, orientación sexual, edad, religión, nacionalidad, ideología, posición social, discapacidad física, condiciones médicas, antecedentes penales u otras características protegidas por ley, siempre que atiendan plenamente las necesidades técnicas, operacionales, políticas y humanas de EMFLORA, deberán recibir el mismo trato. Queda prohibido el trato diferenciado a los candidatos que se presenten por cualquier tipo de recomendación o referencia.

Al recibir a cualquier candidato, siendo este de interés de EMFLORA, se debe:

• Verificar su experiencia a través de la CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social (Cartilla de Trabajo y Previsión Social); Solicitar a quienes se encuadren en el perfil adecuado la presentación de currículos.
• Después de la verificación de los datos de los candidatos, podrán realizarse entrevistas de preselección, con el fin de verificar sus historiales profesionales, comparándolos con los exigidos para los cargos.
• Después de las entrevistas de preselección, serán enviados a la selección de personal hasta 05 (cinco) candidatos con las mejores condiciones para cubrir el cargo.
• En caso de que no exista el número suficiente de candidatos, todos aquellos con condiciones para cubrir el cargo deben ser enviados a la selección.

Selección de Personal

En la selección deben evaluarse los conocimientos técnicos, las condiciones psíquicas y de salud de todos los candidatos.

Para la aprobación de candidatos durante la Selección, los mismos podrán ser sometidos a las siguientes evaluaciones:

• Entrevista Administrativa por el sector de RR. HH.;
• Entrevista de afinidad (feeling) por el responsable del sector que haya solicitado la contratación;
• Pruebas técnicas profesionales, en caso de ser necesario;
• Evaluación psicológica y/o conductual, compuesta por entrevista y pruebas;
• Exámenes médicos y complementarios, de conformidad con lo establecido en el Programa de Control Médico y de Salud Ocupacional (PCMSO) adoptado por EMFLORA.

Las pruebas técnico-profesionales se aplican cuando el responsable del área solicitante lo juzgue necesario. Tienen por finalidad verificar los conocimientos de cada candidato, brindando condiciones para una clasificación ordinaria de los candidatos.

Las pruebas técnico-profesionales de los candidatos deberán ser elaboradas, aplicadas y evaluadas por los coordinadores de las áreas solicitantes, o por profesionales calificados designados por ellos.

La evaluación psicológica y/o conductual tiene por objetivo un análisis personal, psíquico y conductual de los candidatos, con miras al conocimiento de su capacidad de integración en la organización y en el trabajo.

La evaluación psicológica y/o conductual detectará tendencias a problemas de relacionamiento, problemas emocionales y psíquicos, y preferencias conductuales que podrán influir en el desempeño del colaborador en sus actividades, así como en sus relaciones intra e interpersonales.

En los casos de selección para los cargos de liderazgo, las pruebas podrán ser complementadas con dinámicas de grupo específicas o con otras herramientas, a criterio del profesional de psicología.

Las pruebas y entrevistas psicológicas son de uso reservado del Área de Recursos Humanos y no deberán ser enviadas ni divulgadas a los supervisores ni a ninguna otra Sección de EMFLORA. Deberán ser presentadas al responsable del sector solicitante en el momento del análisis para concluir el proceso de reclutamiento y selección, y si el mismo en el futuro siente necesidad de consultarlas, deberá dirigirse al Gestor de Recursos Humanos y hacer la solicitud.

Las evaluaciones psicológicas son confidenciales y deben ser depositadas en archivos cerrados sin acceso al público ni a personas no especializadas. El tratamiento de esos datos observa la LGPD y la sección "Privacidad y Protección de Datos Personales" de este manual.

A criterio del Área de Recursos Humanos, los candidatos podrán tener acceso a los resultados de su evaluación psicológica y/o conductual. Cuando se autorice este acceso, el colaborador recibe retroalimentación para que pueda dar seguimiento al proceso, cuando sea sometido a capacitaciones para la mejora continua del sistema.

Los supervisores poseen la autoridad y la responsabilidad en cuanto a la selección y decisión sobre la elección de los candidatos que son sometidos al proceso de selección, los cuales deben cumplir los requisitos exigidos para el cargo vacante.

De existir una vacante abierta en el área donde un trabajador contratado bajo la modalidad de mano de obra temporal o tercerizada esté realizando sus actividades, este tendrá preferencia sobre otros candidatos en cuanto a su incorporación a la planta permanente o contratación por EMFLORA, siempre que el mencionado trabajador temporal o tercerizado sea aprobado por el Supervisor del área, mediante la aplicación de la correspondiente evaluación y el análisis de su desempeño.

Los candidatos considerados no aptos para ejercer el cargo seleccionado deben ser registrados para su aprovechamiento en el futuro.

Antes del archivo del expediente de cada candidato, deberán verificarse las condiciones de su aprovechamiento en otras vacantes abiertas, dentro de la Selección de Personal.

Después de las entrevistas y pruebas, los supervisores deberán remitir a todos los candidatos al Área de Recursos Humanos para las demás gestiones necesarias.

El superior, o quien haya sido designado para la entrevista técnica (feeling) con el candidato, no deberá comunicarle su aprobación ni su reprobación.

Corresponde al Área de Recursos Humanos comunicar el resultado de las evaluaciones a todos los candidatos.

Los candidatos aprobados por los supervisores para contratación serán remitidos a exámenes, a las evaluaciones psicológicas y/o conductuales, a los exámenes médicos y demás gestiones relativas a la documentación necesaria para las admisiones. A los candidatos aprobados en el proceso de selección que sean elegidos para contratación y presenten la documentación completa, el sector de Personal los contactará para informarles de la contratación y les entregará el listado de documentos necesarios para la admisión. Posteriormente, se completará la autorización de Contratación que será firmada por la Gerencia, y enseguida se enviará la ficha al sector de personal, que procederá con la derivación a los exámenes de admisión.

Tras la aprobación por el médico del trabajo (ASO de admisión), el profesional será remitido al sector de personal para la conformación de su expediente, la inclusión en el sistema de admitidos y la firma del contrato de trabajo. Tanto para los casos de trabajos estacionales como para los temporales, los trabajadores en EMFLORA cuentan con un contrato de trabajo firmado entre las partes.

El sector de personal y el SESTR (Sector de Seguridad y Enfermería del Trabajo) elaborarán la programación de contratación y de capacitación de inducción, así como impartirán las capacitaciones necesarias para la ambientación de todos los colaboradores recién admitidos, junto con los sectores de calidad y operacional.

La Capacitación de Inducción de EMFLORA para los nuevos colaboradores estará compuesta, básicamente, por la siguiente información sobre la empresa:

• Políticas generales y de compliance de EMFLORA;
• Medicina y Seguridad del Trabajo;
• Políticas de Recursos Humanos;
• Sistema de Gestión de la Calidad;
• Otros asuntos de interés de EMFLORA.

Después de la Capacitación de Ambientación, los colaboradores recién admitidos serán remitidos a los supervisores y/o coordinadores solicitantes para el inicio de las actividades profesionales.

Plan de cargos y salarios

Este plan tiene por objetivo remunerar con justicia y equidad al ocupante de cada cargo de EMFLORA, comparando el valor de cada cargo en relación con los demás cargos de la institución, buscando el equilibrio interno, así como comparando el valor de cada cargo en relación con la situación del mercado, buscando el equilibrio externo.

Con el establecimiento y/o mantenimiento de estructuras salariales equilibradas, la Administración de Salarios se propone alcanzar los siguientes objetivos:

• Remunerar a cada colaborador de acuerdo con el valor del cargo que ocupa;
• Recompensar al colaborador adecuadamente por su desempeño y dedicación;
• Atraer y retener los mejores talentos para los cargos, reduciendo la rotación de personal y el índice de ausentismo;
• Ampliar la flexibilidad de la institución, dándole los medios adecuados para la movilidad del personal, racionalizando las posibilidades de desarrollo y de carrera;
• Obtener de los colaboradores la aceptación de los sistemas de remuneración adoptados por EMFLORA;
• Facilitar a los Gerentes, Coordinadores de área, Supervisores y Encargados la administración de sus subordinados, con base en criterios bien definidos y de conocimiento de todos, en términos de remuneración;
• Satisfacer y motivar a los colaboradores en el ejercicio de sus funciones, motivándolos para el aumento de la productividad, la mejora de la calidad y la reducción de los costos;
• Mantener el equilibrio entre los intereses financieros de EMFLORA y su política de relaciones con los colaboradores.

Para la consecución de los objetivos contenidos en el párrafo primero, se hacen necesarias las siguientes acciones:

• Mantener investigaciones constantes en los mercados local y regional sobre los salarios pagados por las empresas e instituciones de enseñanza, principalmente aquellas del mismo sector, para los diversos cargos existentes en EMFLORA, a fin de identificar discrepancias;
• Mantener la tabla de cargos y salarios de EMFLORA siempre compatible con el mercado y coherente con su estructura interna, mediante el seguimiento sistemático de los cargos y sus respectivos valores;
• La tabla con los cargos, salarios y sus rangos correspondientes se encuentra en poder de la Gerencia de Desarrollo de Personas y del Analista de Desarrollo de Personas.

La descripción de los cargos fue elaborada detalladamente, tomando en consideración los siguientes aspectos y requisitos necesarios para cada cargo:

• Título del cargo;
• Descripción resumida de los trabajos;
• Instrucción esencial necesaria;
• Acceso de un cargo a otro.

Para la elaboración y estructuración de la Tabla de Cargos y Salarios, se consideraron los siguientes aspectos: Conocimientos, Habilidades y Responsabilidades de cada cargo de acuerdo con el Sistema de Puntos para el Plan de Cargos y Salarios.

Política de Aumentos Salariales

Podrán concederse aumentos salariales a los colaboradores de EMFLORA, además de los obligatorios derivados de Ley, Acuerdos y Convenciones Colectivas, etc., en los siguientes casos: Incorporación a la Planta Permanente, Promoción, Equiparación Interna, Equiparación Externa, Reajuste por Mera Liberalidad (Aumento General), dentro de los criterios siguientes:

INCORPORACIÓN A LA PLANTA PERMANENTE (EF): Al ser admitido en EMFLORA, el colaborador recibirá el salario de admisión correspondiente al cargo que ocupará, conforme a lo especificado en la tabla de salarios. Vencido el período de prueba, que es de hasta 90 días, y si el colaborador es incorporado a la planta permanente en el cargo para el que fue contratado, el mismo podrá recibir un aumento salarial por Incorporación, de acuerdo con la tabla de salarios ya mencionada, correspondiente al grupo funcional en el que se encuadra su respectivo cargo.

PROMOCIÓN (P): A criterio de los supervisores y coordinadores de área, el colaborador podrá, en virtud de su desempeño, ser promovido a un cargo superior dentro de la escala de cargos y salarios, donde pasará por un período de prueba de 90 (noventa) días, como máximo. Si es aprobado en el nuevo cargo, tendrá derecho a una elevación salarial, también en consonancia con la referida tabla salarial, pasando a recibir el valor en ella establecido para el nuevo cargo. Cabe observar que los cambios de cargo del mismo grupo funcional o incluso de grupos funcionales diferentes no significan, por sí solos, promociones. En otras palabras, una transferencia de cargo no necesariamente implica una promoción. La promoción será, siempre, consecuencia del paso de un cargo a otro de mayor puntuación, de acuerdo con la tabla de clasificación de cargos y salarios, y sugerimos que el intervalo entre dos promociones no sea inferior a 6 (seis) meses.

REAJUSTE POR MÉRITO (RM): Aunque no se produzca un cambio de cargo, el colaborador podrá recibir un reajuste salarial por mérito, en el que se tomarán en cuenta el desempeño de sus atribuciones, su asiduidad, puntualidad, tiempo de servicio, productividad, autosuficiencia, iniciativa, colaboración para el logro de metas, conocimiento profesional, perfeccionamiento profesional, comprensión de los deberes, seguridad en el trabajo, disciplina en el trabajo, responsabilidad y relaciones humanas, etc. Este tipo de aumento solo podrá concederse después del análisis de los resultados del desempeño.

EQUIPARACIÓN INTERNA (EI): Este tipo de reajuste salarial se concederá con la finalidad de corregir distorsiones internas, con el objetivo de ajustar el salario al rango correspondiente a su grupo funcional, cargo y nivel, compatibilizándolo con los salarios de las personas que ocupan cargos semejantes, con base en la tabla de cargos y salarios de EMFLORA. La frecuencia de estos reajustes no podrá ser inferior a 3 (tres) meses para el mismo colaborador.

EQUIPARACIÓN EXTERNA (EE): Esta modalidad tiene por objeto conceder aumentos salariales para aquellos cargos que se encuentren por debajo de los valores pagados por el mercado local o regional, permitiendo colocar a la empresa en situación de equilibrio externo y minimizando el riesgo de pérdida de buenos colaboradores ya capacitados en EMFLORA. En estos casos, los porcentajes y la frecuencia que se aplicarán serán definidos por la necesidad, concretamente demostrada a través de investigaciones.

LIBERALIDAD (AUMENTO GENERAL) (AG): EMFLORA podrá, en la medida de sus posibilidades, conceder espontáneamente aumentos salariales que abarquen a todos sus colaboradores, indistintamente, ya sea a título de anticipo, ya sea a título de complemento de acuerdos o negociaciones colectivas de trabajo. También en este caso, los porcentajes y las frecuencias serán definidos en función de las necesidades.

Cuando surja la intención de una modificación salarial o funcional, el responsable del sector del cargo solicitante deberá completar y firmar la ficha de modificación salarial y funcional y enviarla para la aprobación de la Gerencia de la filial, y posteriormente someterla a la aprobación de la Gerencia de Desarrollo de Personas. (formulario anexo).

Encuesta interna de opinión

Tiene por objetivo propiciar a cada colaborador de EMFLORA la oportunidad de manifestar su opinión sobre algunos asuntos relacionados con su trabajo. La Encuesta Interna de Opinión permitirá al colaborador decirle a EMFLORA lo que le agrada o desagrada, en asuntos que con certeza son de importancia tanto para EMFLORA como para el propio colaborador. Esta encuesta en EMFLORA es conducida por el Gerente General Administrativo, cuando es solicitada.

Antes de realizarse cualquier transferencia interna de cualquier funcionario, la Gerencia General Administrativa y la Gerencia de Desarrollo de Personas deberán ser comunicadas de inmediato, para las debidas modificaciones en los respectivos centros de costos, organigramas y demás gestiones que sean necesarias.

En caso de desvinculación de cualquier funcionario, el Asistente del departamento de personal y/o el Analista de Desarrollo de Personas deberá comunicar de inmediato, por correo electrónico, al responsable del sector de Tecnología de la Información sobre lo ocurrido, para la debida cancelación de la contraseña de acceso a los módulos o directorios del sistema y/o de la red.

Relaciones Laborales

EMFLORA reconoce la libertad de asociación de sus colaboradores y el derecho a las negociaciones colectivas, siempre que se respeten las leyes locales. Velamos por el cumplimiento integral de las normas y reglamentos aplicables, sean de origen legal, laboral, administrativo o colectivo. En principio, es el área de RR. HH. local la que se ocupa, en los niveles apropiados, de toda el área de Relaciones Laborales con el apoyo de asesoría jurídica laboral.

Con miras al éxito de la empresa a largo plazo, EMFLORA se comunica con todos sus colaboradores —independientemente de su representación— de forma continua.

EMFLORA no tolera prácticas coercitivas para la obtención de ventajas por medio de abuso de poder, trato inhumano o degradante, castigo corporal o acoso, ya sea económico, moral, sexual, racial, político, religioso o de cualquier otro tipo, conforme ya se citó anteriormente.

En nuestro Código de Conducta explicitamos la política formal de advertencias y sanciones graduales, que son acordadas entre la empresa y los colaboradores. Ante cualquier reclamo con relación a prácticas disciplinarias inadecuadas o abuso de poder, acoso, discriminación contra la diversidad y la inclusión, le solicitamos comunicarse con nuestro canal de comunicación, la Defensoría.

La empresa trabaja de forma que no se utilicen alojamientos para la residencia, aunque sea temporal, de sus colaboradores. En caso de que esa situación sea de extrema necesidad y no haya posibilidad de otra medida, todas las directrices legales establecidas para el uso de este tipo de acomodación serán seguidas e implementadas.

Con respecto a las relaciones de trabajo y la libre asociación a sindicatos o a comisiones de prevención de accidentes de trabajo, EMFLORA permite a sus colaboradores que formen parte de ellos, ya sea por medio de designación, elección o votaciones.

Las convenciones o acuerdos colectivos y/o la legislación vigente se cumplen de forma que se atienda lo establecido entre la empresa y el sindicato de la categoría que representa a los trabajadores. Garantizando el mejor posicionamiento entre las partes y la alineación de las demandas legales y en lo que concierne a las relaciones de trabajo dentro de la organización.

Derechos Humanos y Participación Social

EMFLORA prohíbe el uso de trabajo forzado, involuntario o en condiciones análogas al trabajo esclavo. Todo empleado posee el derecho a negarse a realizar actividades para las cuales no se sienta preparado, principalmente en situaciones que representen un riesgo para su integridad física. Se considera trabajo forzado u obligatorio cualquier servicio exigido bajo amenaza de penalidad y para el cual quien lo realiza no se ofreció de manera libre y espontánea.

En Brasil, el trabajo forzado o esclavo está definido por el Artículo 149 del Código Penal de la siguiente manera: Reducir a alguien a una condición análoga a la de esclavo, ya sea sometiéndolo a trabajos forzados o a jornadas extenuantes, ya sea sujetándolo a condiciones degradantes de trabajo, ya sea restringiendo, por cualquier medio, su locomoción en razón de una deuda contraída con el empleador o su representante.

Pena: reclusión, de dos a ocho años, y multa, además de la pena correspondiente a la violencia.

§ 1º. En las mismas penas incurre quien: I - restringe el uso de cualquier medio de transporte por parte del trabajador, con el fin de retenerlo en el lugar de trabajo; II – mantiene vigilancia ostensiva en el lugar de trabajo o se apodera de documentos u objetos personales del trabajador, con el fin de retenerlo en el lugar de trabajo.

§ 2º. La pena se aumenta en la mitad si el delito es cometido: I – contra un niño o adolescente; II – por motivo de prejuicio de raza, color, etnia, religión u origen.

El trabajo esclavo no se caracteriza por meras infracciones laborales. Es un crimen contra la dignidad humana. La constatación de cualquiera de los cuatro elementos descritos a continuación es suficiente para configurar la explotación de trabajo esclavo:

TRABAJO FORZADO: el individuo es obligado a someterse a condiciones de trabajo en las que es explotado, sin posibilidad de dejar el lugar, sea por causa de deudas, sea por amenazas y violencia física o psicológica;

JORNADA EXTENUANTE: jornada desgastante que va más allá de las horas extras y pone en riesgo la integridad física del trabajador, ya que el intervalo entre las jornadas es insuficiente para la reposición de energía. Hay casos en que el descanso semanal no se respeta. Así, el trabajador también queda impedido de mantener una vida social y familiar;

SERVIDUMBRE POR DEUDA: fabricación de deudas ilegales referentes a gastos de transporte, alimentación, alquiler y herramientas de trabajo. Esos rubros se cobran de forma abusiva y se descuentan del salario del trabajador, que permanece retenido por una deuda fraudulenta;

CONDICIONES DEGRADANTES: un conjunto de elementos irregulares que caracterizan la precariedad del trabajo y de las condiciones de vida a las que el trabajador es sometido, atentando contra su dignidad.

EMFLORA combate la explotación sexual infantil y adolescente incentivando el uso de la línea telefónica 100 (Disque 100). El Disque Direitos Humanos (Disque 100), coordinado por el Ministerio de los Derechos Humanos y de la Ciudadanía (MDHC), por medio de la Defensoría Nacional de Derechos Humanos, es el principal canal de comunicación con la sociedad. Se trata de un servicio de atención telefónica gratuito creado para recibir denuncias y reclamos sobre violaciones de derechos humanos, en especial las que afectan a poblaciones en mayor situación de vulnerabilidad.

El servicio funciona las 24 horas del día, incluidos sábados, domingos y feriados. Las llamadas pueden hacerse desde cualquier terminal telefónico (fijo o móvil) mediante la marcación directa del número 100.

Las denuncias pueden ser anónimas y se garantiza la confidencialidad de la información, cuando lo solicite el denunciante. Las demandas recibidas por el Disque 100 son remitidas, en un plazo máximo de 24 horas, a los órganos competentes para la determinación de las responsabilidades.

Para nosotros en EMFLORA, la explotación sexual de niños y adolescentes es inadmisible, pues creemos que el cuidado de los niños y adolescentes debe tener prioridad absoluta y es responsabilidad del Estado, de la sociedad y de las familias. Le indicamos que, en cada denuncia, es posible relatar más de un tipo de violación.

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Presentación

El objetivo de este manual es permitir a los colaboradores de Emflora el conocimiento de las exigencias del SSO e instruirlos para desempeñar sus funciones de la manera más segura posible, garantizando así condiciones adecuadas de seguridad para el personal, los equipos y las operaciones.

En consecuencia, el manual establece como directrices cinco aspectos básicos, a saber:

1. Los profesionales en nivel de liderazgo son los responsables de la supervisión de las áreas de trabajo, con miras a la prevención de accidentes;
2. Todas las actividades deberán realizarse bajo condiciones seguras, las cuales incluyen la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de controles;
3. La jefatura inmediata es responsable de estimular a los colaboradores a actuar conforme a las exigencias de los procedimientos documentados, así como de los requisitos reglamentarios aplicables;
4. Emflora pone a disposición de sus colaboradores condiciones adecuadas de operación, incluyendo equipos, herramientas, materiales y EPP;
5. Todas las actividades se planifican sistemáticamente y se evidencian a través de procedimientos documentados y/o el Análisis Preventivo de Riesgos – APR, los cuales destacan aspectos de seguridad y salud ocupacional.

EMFLORA empreendimentos florestais

Emflora es una empresa que desarrolla proyectos de Gestión Forestal y Tecnología Aplicada a la Silvicultura.

Creada en 1991, Emflora demostró, a lo largo de los años, capacidad de innovación y crecimiento sostenido, gracias a la búsqueda permanente y decidida de la plena satisfacción de sus clientes.

Con 2.600 colaboradores (junio/2026), Emflora está presente en nueve estados brasileños. Las alianzas y los acuerdos estratégicos celebrados con empresas de varios sectores — Celulosa & Papel (Suzano, Bracell, Klabin), Paneles de Madera (Placas do Brasil), Minería, Metales & Energía (Vale, Gerdau, Vallourec), Bioenergía & Combustibles Renovables (Acelen, Infiniti Agro) y Carbono & Activos (Mombak, Manulife, Biomas) — posibilitaron el desarrollo de nuevos frentes de trabajo. Hoy, además del segmento forestal, la empresa también dispone de un portafolio diversificado en las áreas de logística forestal, créditos de carbono, aplicación aérea y facilities.

El espíritu emprendedor y la trayectoria de la alta dirección de la empresa, las experiencias de sus gerentes y directores — comprobadas en más de 50 años de trabajo en el sector —, un completo equipo técnico compuesto por ingenieros forestales, eléctricos, civiles, de seguridad, médicos y técnicos de nivel medio de varias áreas de actuación, funcionarios altamente capacitados en la gestión de las áreas administrativas como abogados, administradores, contadores y un valioso equipo de colaboradores dispuesto a superar desafíos no siempre fáciles de sortear contribuyen a mejoras significativas en la eficiencia de la empresa, la calidad de sus productos y servicios y, en consecuencia, la confianza de clientes y proveedores.

Requisitos Generales

La Alta Dirección determina el alcance de certificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, establecido con base en la norma ISO 45001:2018, como: Forestación, Reforestación, Mantenimiento Forestal.

Emflora mantiene una triple certificación ISO: ISO 9001:2015 (Sistema de Gestión de la Calidad), ISO 45001:2018 (Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional) e ISO 14001:2015 (Sistema de Gestión Ambiental).

Política Integrada

EMFLORA desarrolla gestión forestal y tecnología aplicada a la silvicultura, así como soluciones en logística forestal, créditos de carbono, aplicación aérea, supresión vegetal, recuperación de áreas degradadas y facilities, orientada por principios éticos y profesionales, y tiene como compromiso:

• Trabajar en alianza con las partes interesadas, adquiriendo productos y prestando servicios con calidad que satisfagan a los clientes;
• Planificar e implementar acciones atendiendo a los requisitos aplicables, integrando las cuestiones de salud y seguridad en el trabajo, calidad y medio ambiente a las actividades como forma de agregar valor al negocio de la empresa;
• Desarrollar a los colaboradores perfeccionando sus competencias y experiencias en busca de las mejores prácticas;
• Asegurar la integridad de los colaboradores, proveyendo lugares de trabajo y condiciones saludables y seguras orientadas a la prevención de lesiones y enfermedades ocupacionales;
• Identificar, evaluar y gestionar los riesgos y las oportunidades que impactan el negocio, midiendo y monitoreando sistemáticamente los procesos productivos de la organización, buscando: la prevención de la contaminación, la eliminación de los accidentes, el control de los riesgos, la implementación de las oportunidades, la reducción de eventuales impactos ambientales y el uso racional de los recursos naturales;
• Expresar continuamente a los colaboradores que la cooperación de todos es fundamental para que los elementos de esta Política sean aplicables al día a día de EMFLORA, con el objetivo de la mejora continua.

Planificación

Identificación de peligros y evaluación de riesgos

Emflora utiliza el procedimiento NP/SSO 004 – Levantamiento y Evaluación de Aspectos/Impactos y Peligros/Riesgos para identificar los riesgos relativos a sus actividades, productos adquiridos y servicios que puedan ser controlados y sobre los cuales se presume que tenga influencia directa o indirecta, con la finalidad de determinar aquellos que tengan o puedan llegar a tener impactos significativos en el desarrollo del proceso.

El levantamiento realizado se presenta conforme al NP/SSO-004 – Levantamiento y Evaluación de Aspectos/Impactos y Peligros/Riesgos.

Pueden identificarse cambios en cualquier momento, e Emflora implementa acciones de control conforme a lo descrito en el NP/SSO 002 - Gestión de Cambios.

Requisitos legales y otros

Los requisitos legales y otros requisitos aplicables a Emflora son identificados, controlados y analizados, buscando su cumplimiento, conforme a lo descrito en el NP/SSO 005 – Identificación y Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros.

La información referente a los requisitos legales y otros está disponible en el Sistema ProSig.

Objetivos y programas

Los objetivos, las metas y los programas relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional fueron establecidos por Emflora en el NP/SSO-015.

Es responsabilidad del Comité del SGI el seguimiento del cumplimiento de los objetivos y las metas en las revisiones del SGI y a lo largo del año, buscando garantizar el logro de las metas establecidas.

Implementación y Operación

Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas

Emflora estableció las funciones, las responsabilidades y las autoridades en el MDF-001 - Manual de Descripción de Funciones. La alta dirección de Emflora definió las principales atribuciones y responsabilidades, tomando en consideración los aspectos relacionados con esta gestión, conforme se presenta a continuación.

a) Gerente de Contrato

• Dimensionar el Servicio Especializado en Seguridad y Salud en el Trabajo Rural (SESTR) de acuerdo con las exigencias legales, contractuales o las necesidades de Emflora;
• Disponer de una Comisión Interna de Prevención de Accidentes y de Acoso en el Trabajo Rural (CIPATR) de acuerdo con la legislación de referencia;
• Viabilizar los recursos técnicos, humanos y financieros necesarios para el desarrollo del Plan de Trabajo del SESTR;
• Acompañar la implementación y/o el cambio de controles considerando la reducción del riesgo con la siguiente jerarquía: eliminación, sustitución, controles de ingeniería, señalización/alertas y/o controles administrativos, equipo de protección personal;
• Realizar reuniones junto a o con la participación de representantes del SESTR;
• Buscar orientación y asesoría con los profesionales del SESTR de Emflora y/o del SSO Corporativo de la misma.

b) Supervisores, Técnicos y Coordinadores

• Analizar los trabajos a desarrollar, planificando en cada una de las etapas, en conjunto con el SESTR, las medidas generales de protección necesarias. Análisis Preventivo de Riesgos (APR), transmitido a sus colaboradores;
• Establecer y asegurar el uso de los EPP y EPC necesarios para el desarrollo de las tareas;
• Tomar conocimiento de los problemas reportados por el SESTR y la CIPATR, proporcionando condiciones para el desarrollo de las medidas necesarias;
• Participar y facilitar la participación de sus subordinados en los entrenamientos y las campañas de prevención desarrolladas en la empresa;
• Participar en las reuniones de seguridad y, cuando sea posible, de la CIPATR;
• Analizar y ponderar aspectos generales de seguridad y salud.

c) Responsables de los Frentes de Trabajo

• Analizar las tareas a desarrollar, planificando y adoptando las medidas generales y específicas de protección indicadas por la Supervisión y por el SESTR;
• Realizar, al inicio de cada jornada o al inicio de una nueva tarea de campo, el Diálogo de Seguridad;
• Utilizar y supervisar el uso correcto de EPP y EPC;
• Neutralizar o minimizar las condiciones inseguras existentes en los frentes de servicio;
• Tomar conocimiento de los problemas reportados por el SESTR y la CIPATR, adoptando las medidas correctivas pertinentes;
• Participar y facilitar la participación de sus subordinados en los entrenamientos y las campañas de prevención desarrolladas en la empresa;
• Registrar y comunicar todo y cualquier incidente de trabajo;
• Acompañar al SESTR durante las investigaciones de los incidentes ocurridos;
• Brindar pronta atención a las víctimas de accidentes de trabajo.

d) Colaboradores en general

• Utilizar correctamente los EPP y EPC proporcionados por Emflora, de acuerdo con las orientaciones del SESTR, la CIPATR y sus superiores inmediatos;
• Minimizar las condiciones inseguras observadas o comunicarlas al superior inmediato;
• Cuidar los materiales, equipos, herramientas y utensilios utilizados;
• Cuidar las dependencias de uso común;
• Comunicar con la mayor brevedad posible todo y cualquier incidente ocurrido;
• Cumplir los procedimientos, normas, órdenes y reglas generales de seguridad de Emflora y del cliente al cual esta presta servicios;
• Participar en las buenas prácticas de SSO;
• Apoyar el desarrollo de la aplicación de los Programas de SSO;
• Participar, siempre que se le solicite, en los levantamientos de los peligros y riesgos inherentes a sus actividades y tareas.

e) Servicio Especializado en Ingeniería de Seguridad y Medicina del Trabajo Rural (SESTR)

• Estudiar, en conjunto con las áreas involucradas, los medios posibles para la neutralización o reducción de los riesgos de accidentes/enfermedades existentes, recomendando EPP, EPC y las medidas de prevención pertinentes;
• Desarrollar y analizar el resultado de los entrenamientos generales y específicos de seguridad, higiene y medicina del trabajo y protección del medio ambiente;
• Investigar los incidentes ocurridos en conjunto con el responsable de la tarea, abordando las medidas necesarias para evitar la repetición de eventos semejantes;
• Asesorar y apoyar a la CIPATR;
• Presentar informes de estadísticas de incidentes y salud ocupacional;
• Observar, cumplir y recomendar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales vinculadas al área;
• Desarrollar e implementar programas de higiene, con inspecciones sistemáticas.

Competencia y entrenamiento

Los colaboradores de Emflora reciben inducción de seguridad y otros entrenamientos, orientaciones y charlas sobre salud, medio ambiente y seguridad ocupacional, con el fin de garantizar la ejecución de sus actividades con seguridad y prevenir accidentes de trabajo. Para la gestión de recursos humanos, Emflora utiliza la NP/RH 001 – Gestión de Recursos Humanos.

Comunicación, participación y consulta

El proceso de comunicación tiene por objetivo divulgar a las partes interesadas las acciones realizadas por la organización, así como los hechos relevantes asociados a los procesos y/o las nuevas tecnologías.

Los medios utilizados para la divulgación son: Reuniones de Rutina, Alerta de Seguridad/Salud, Diálogo de Seguridad.

Las actividades de comunicación incluyen:

1. Comunicación conducida por la dirección en las áreas de trabajo;
2. Reuniones informales y reuniones de equipos, tales como las de reconocimiento de los logros;
3. Tablero de avisos y alertas (seguridad/salud);
4. Medios de comunicación electrónica y audiovisual, como correo electrónico y páginas de Internet;
5. Campañas.

Emflora utiliza el sitio institucional para el diálogo con la comunidad, disponible en la dirección: www.emflora.com.br

Documentación

Los documentos que componen el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de Emflora son:

• manual;
• procedimientos;
• formularios;
• registros; y
• documentos de origen externo.

La emisión, aprobación, divulgación, revisión y el control de los documentos de Emflora se realiza conforme a lo descrito en el NP/SIG 002 - Control de Documentos y Registros.

El NP/SIG 002 - Control de Documentos y Registros abarca el control de los siguientes documentos: manual; procedimientos; formularios; y documentos de origen externo.

Control operacional

Emflora, de modo coherente con los riesgos identificados y evaluados, definió procedimientos que buscan establecer los controles necesarios para la minimización de los riesgos, siendo estos:

• NP/COP 001 - Mantenimiento Correctivo/Preventivo;
• NP/COP-003 - Monitoreo de Emisión de Humo Negro con Opacímetro;
• NP/COP-004 - Plan de Lubricación de Tractor e Implemento;
• NP/COP-005 – Plan de Mantenimiento Preventivo de Motosierra/Motoguadaña;
• NP/SSO-001 - Plan de Mantenimiento, Operación y Control de Acondicionadores de Aire;
• NP/SSO-003 - Diálogo de Seguridad;
• NP/SSO-009 - Plan Director de Residuos;
• NP/SSO-010 - Auditoría Conductual;
• NP/SSO-012 - Procedimiento de Limpieza de Bebederos;
• NP/SSO-013 - Prevención de la Exposición Solar;
• NP/SSO-017 – Procedimiento de Limpieza de Botellas Térmicas y Cajas Hotbox;
• NP/SSO-018 – Gestión de Proveedores;
• NP/SSO-019 – Trabajo en Altura; y
• MSSO-E/00 - Manual de Seguridad.

Las actividades operacionales son realizadas por Emflora conforme a lo descrito en el NP/SSO-007 - Análisis Preliminar de Riesgos – APR.

Preparación y respuesta (atención) ante emergencias

Las situaciones potenciales de emergencia son identificadas y están descritas en el NP/SSO 008 - Plan Vinculado de Contingencia y Control de Emergencias.

Emflora realiza simulacros conforme a lo planificado y, después de los simulacros, los resultados son analizados y se implementan las acciones necesarias, conforme a lo descrito en el NP/SSO 008 - Plan Vinculado de Contingencia y Control de Emergencias.

Monitoreo y Medición

Monitoreo y medición del desempeño

Las mediciones de los procesos que componen el alcance de la certificación se realizan a través de los indicadores NP/SSO-014 – Indicadores del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y NP/SSO-015 Objetivos, metas y programas de SSO.

Todos los equipos utilizados para el monitoreo de las condiciones relacionadas con la salud y la seguridad son controlados y calibrados de acuerdo con el NP/SSO 011 - Control de Equipos de Medición y Monitoreo.

Evaluación de conformidad

Los requisitos legales y otros aplicables fueron evaluados por Emflora en cuanto a su cumplimiento, estando esta información disponible en el Control de Legislaciones Aplicables, conforme a lo descrito en el NP/SSO 005 – Identificación y Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros.

Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y preventiva

Las investigaciones de incidentes pueden ser identificadas y descritas conforme al NP/SSO-016 – Investigación de Incidentes.

Las acciones correctivas y preventivas pueden identificarse en cualquier momento, siendo estas registradas y tratadas conforme a lo descrito en el NP/SIG 008 - Acción Correctiva y Acción Preventiva.

Control de registros

Emflora controla los registros generados durante la realización de sus actividades conforme a lo descrito en el NP/SIG 002 - Control de Documentos y Registros.

Los registros mantenidos en medio electrónico están protegidos mediante copias de seguridad realizadas conforme a lo descrito en el procedimiento NP/SIG – 009 – Control, Validación, Distribución, Acceso y Protección del Sistema Informatizado.

Auditoría interna

Emflora realiza periódicamente auditorías internas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, conforme a lo descrito en el NP/SIG-005 Auditoría Interna.

Las auditorías son planificadas y realizadas por auditores calificados, que pueden ser internos y/o contratados, quedando debidamente registradas.

Revisión por la Dirección

La revisión por la dirección es realizada anualmente por Emflora. La agenda mínima de la reunión contempla los siguientes puntos:

1. Resultado de las auditorías internas y de las evaluaciones del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otros requisitos suscritos por la organización;
2. Resultados de la participación y consulta;
3. Comunicación pertinente proveniente de las partes interesadas externas, incluyendo reclamos;
4. El desempeño de la SST;
5. El grado en que se cumplieron los objetivos;
6. Situación de las investigaciones de incidentes, de las acciones correctivas y de las acciones preventivas;
7. Acciones de seguimiento de las revisiones por la dirección anteriores;
8. Cambios de circunstancias, incluyendo novedades en los requisitos legales y otros relacionados con la SST;
9. Recomendaciones para la mejora.

Los resultados de las revisiones se basan en las decisiones y los análisis, que deben ser coherentes con el compromiso de Emflora con la mejora continua, y deben incluir cualesquiera decisiones y acciones relacionadas con posibles cambios:

1. En el desempeño de la SST;
2. En la política y los objetivos de SST;
3. En los recursos;
4. En otros elementos del sistema de gestión de la SST.

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Objetivos

El intercambio de regalos y entretenimiento puede fortalecer las relaciones comerciales, pero algunos regalos y entretenimientos pueden crear influencias indebidas (o la apariencia de influencia indebida). Algunos pueden incluso ser vistos como sobornos, capaces de manchar la reputación de Emflora como una Empresa que adopta prácticas comerciales legítimas o incluso de constituir una infracción a la ley.

Este procedimiento complementa las disposiciones pertinentes del Código de Conducta y de la Política Anticorrupción y, esencialmente, busca proporcionar una mayor orientación a los empleados de Emflora con respecto a (i) los tipos de regalos y entretenimiento que podemos ofrecer o recibir, y (ii) las condiciones en las que podemos ofrecerlos o aceptarlos.

El Comité de Compliance tiene la facultad de adoptar procedimientos más rigurosos cuando los considere apropiados con base en una evaluación de riesgo. Las principales funciones y responsabilidades de este procedimiento pueden resumirse conforme al cuadro siguiente:

"Regalos y Entretenimiento" significa cualquier cosa de valor, incluyendo (entre otros) préstamos, favores o descuentos en cualquier producto o servicio, la prestación de servicios, premios, transporte, uso de vehículos de otra empresa, uso de instalaciones vacacionales, acciones u otros valores mobiliarios, participación en ofertas de acciones, mejoras en residencias, entradas para eventos, vales de regalo, almuerzos, cenas y eventos de cualquier tipo.

Los regalos y el entretenimiento pueden plantear cuestiones de naturaleza ética y de conformidad con las normas anticorrupción, tanto en el sector privado como en el público.

Sin embargo, los empleados de Emflora deben ser especialmente cautelosos al ofrecer regalos a funcionarios públicos. Este procedimiento prohíbe el ofrecimiento de cualquier cosa de valor a funcionarios públicos; es importante asegurarse de que los regalos y el entretenimiento ofrecidos a funcionarios públicos no puedan ser interpretados como sobornos.

Además, los funcionarios públicos generalmente tienen prohibido por ley aceptar regalos o entretenimiento. De esta forma, el ofrecimiento de regalos o entretenimiento puede ponerlos en una situación incómoda. Por estos motivos, este procedimiento establece reglas más restrictivas con respecto a los regalos y el entretenimiento ofrecidos a funcionarios públicos.

Directrices para regalos y entretenimiento a empleados de EMFLORA o de otras empresas privadas

Los Regalos y el Entretenimiento se dividen en tres categorías:

1. aquellos que son usualmente aceptables y que usted mismo puede aprobar;
2. aquellos que nunca son aceptables;
3. en caso de dudas, podrán remitirse al Comité de Compliance y al Departamento Jurídico para su aprobación.

En caso de dudas, el Comité de Compliance debe ser copiado en cualquier aprobación. Al analizar la solicitud de aprobación para los regalos y entretenimientos "siempre inaceptables", el gestor de Emflora o el superior inmediato, según el caso, aplicará criterios similares a los descritos en la "prueba de autoaprobación", que se demostrará a continuación.

Con relación al entretenimiento y otros eventos, la invitación debe, cuando sea posible, dirigirse a la Empresa y solicitar amablemente a la Empresa invitada el envío de un representante de su elección. Cuando la invitación esté dirigida a un individuo específico, debe solicitarse en la invitación que este informe a su gerencia sobre la invitación.

En caso de duda, la cuestión debe remitirse al Director de Compliance responsable o al Departamento Jurídico.

Directrices para regalos y entretenimiento ofrecidos a funcionarios públicos

¿Quién es un "Funcionario Público"? El término "funcionario público" es muy amplio. Incluye a todos los funcionarios, de cualquier nivel, de un órgano o agencia gubernamental, en cualquiera de los tres Poderes.

Los directores y empleados de sociedades de propiedad del gobierno o bajo su control también se consideran "funcionarios públicos". De esta forma, el término incluye no solamente a individuos como políticos electos, servidores públicos de las áreas de compras del gobierno, inspectores aduaneros, ambientales o fiscales, etc., sino también a funcionarios de empresas estatales o controladas por el Estado.

En caso de duda y de regalos y entretenimientos no previstos en el presente Procedimiento, la cuestión debe remitirse al Comité de Compliance responsable o al Departamento Jurídico.

Cualquier regalo en dinero o equivalentes son ejemplos de regalos inaceptables.

Documentación

Todos los registros relacionados con regalos y entretenimiento, especialmente cuando se exija preaprobación, deben ser precisos e incluir la documentación de respaldo que confirme el objetivo comercial adecuado y de buena fe.

Las preaprobaciones deben otorgarse por escrito, y los registros deben proporcionarse al área de contabilidad para su adecuado registro. El Comité de Compliance tiene derecho de acceso a cualquier documento relacionado con este procedimiento para fines de monitoreo.

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Objetivo

El objetivo de esta Política sobre Denuncias es identificar, lo más rápido posible, cualquier problema relevante relacionado con irregularidades en cuestiones contables, de monitoreo e investigación, financieras o de soborno.

Alcance

Esta Política sobre Denuncias tiene como objetivo recibir reportes de posibles irregularidades en cuestiones contables, de investigaciones, financieras o de soborno en los negocios de Emflora, y no es aplicable a casos de reclamos comerciales, cuestiones relacionadas con productos o reclamos laborales individuales.

Principios

1. Reportes

Si cualquier empleado de Emflora y de sus controladas tiene alguna inquietud acerca de una conducta que posiblemente se encuadre en el alcance de esta Política sobre Denuncias, deberá reportarla a su superior inmediato, a un miembro de la administración, al jefe del departamento jurídico o al Comité de Compliance.

Sin embargo, si el empleado no se siente cómodo haciendo el reporte a una de las personas mencionadas anteriormente, podrá hacerlo a través de un canal de denuncias descrito a continuación. Los reportes pueden realizarse:

2. Tratamiento de los Reportes

Los reportes recibidos serán remitidos de inmediato al Comité de Compliance de Emflora. Los reportes no relacionados con cuestiones contables, de monitoreo e investigación, financieras o de soborno no serán considerados, salvo que se relacionen con hechos graves, como por ejemplo, hechos que afecten los negocios y los intereses fundamentales de Emflora, o la integridad, el bienestar físico o moral de sus empleados.

En los casos en que exista la obligación legal de comunicar la información a los organismos públicos responsables de procesos penales, el área de Monitoreo e Investigación instruirá al Departamento Jurídico para que remita el reporte a la autoridad competente. Si el reporte se encuadra en el alcance de esta Política sobre Denuncias, el Comité de Compliance activará el área de Monitoreo e Investigación para que conduzca una investigación.

El área de Monitoreo e Investigación Interna informará de inmediato a cualquier empleado supuestamente involucrado en una cuestión contable, de investigación y monitoreo, financiera o de soborno sobre los hechos alegados en su contra, así como la forma en que podrá tener acceso a la información y, eventualmente, corregirla, pudiendo dicha comunicación ser aplazada por el plazo que se juzgue necesario para proteger eventuales procedimientos de obtención de pruebas.

Todos los reportes serán analizados lo más rápido posible, tomando en consideración su naturaleza y complejidad.

3. Resultado de las Investigaciones

Todos los reportes realizados por medio de la Política sobre Denuncias serán incluidos en una lista que será llevada a discusión en la próxima reunión del área de Investigación y Monitoreo. Todos los resultados de las investigaciones serán registrados por el responsable del área de Investigación y Monitoreo.

El área de Investigación y Monitoreo decidirá sobre los próximos pasos, tomando en consideración el resultado de las investigaciones, pudiendo profundizar las investigaciones o hacer recomendaciones al Comité de Compliance sobre mejoras en los procedimientos o medidas correctivas.

4. Retroalimentación

El empleado que hizo el reporte recibirá una respuesta sobre el tratamiento dado a su reporte, y será informado si se recomendó alguna medida correctiva o mejora en los procedimientos y si se tomará alguna medida adicional.

No se presentarán detalles relativos a personas específicas y la retroalimentación podrá ser genérica, tomando en consideración el interés de Emflora en proteger su información confidencial, así como los derechos de terceros.

5. Confidencialidad

Los reportes serán revelados únicamente a los empleados que deban conocer la información para fines de investigación.

Todos los empleados involucrados en la Política sobre Denuncias mantendrán riguroso sigilo sobre el contenido de cualquier reporte realizado, de acuerdo con las leyes aplicables.

Cualquier divulgación de los reportes o de los resultados de las investigaciones deberá ser autorizada por el área de Investigación y Monitoreo o por el Comité de Compliance de Emflora.

6. No Represalias

Emflora tomará las medidas necesarias para proteger a sus empleados que, de buena fe, hagan reportes por medio de la Política sobre Denuncias contra cualquier represalia por parte de administradores u otras partes involucradas.

7. Retención de Documentos

El área de Investigación y Monitoreo mantendrá un registro de todos los reportes, con información sobre su recepción, investigación y resolución. Los datos estadísticos relativos a los tipos de reportes recibidos y las medidas correctivas tomadas serán conservados por un mínimo de 05 años a partir del cierre de la investigación, salvo que las leyes locales exijan otra cosa.

La información referente a hechos que resulten infundados será eliminada de inmediato. La información referente a un reporte fundamentado será eliminada en el plazo de dos meses después del cierre de las investigaciones, salvo que se inicie un procedimiento disciplinario o un proceso judicial contra la persona señalada en el reporte o contra el autor de un reporte abusivo.

Cualquier empleado tiene derecho a tener acceso y, eventualmente, corregir sus datos personales, incluida cualquier información disponible en los registros de los reportes, y puede hacerlo poniéndose en contacto con el Departamento Jurídico. Sin embargo, el nombre de la persona que hizo el reporte no será comunicado por Emflora al acusado.

El tratamiento de los datos personales relacionados con denuncias observa la LGPD y la sección "Privacidad y Protección de Datos Personales" de este manual.

Emflora valora la transparencia. Colabore:

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